Estem en ple mes d'agost i qui encara no ha marxat de vacances ja està comptant les hores per fer-ho. Però abans de sortir corrents de la feina cap a la platja, no t'oblidis de configurar una resposta automàtica en el correu electrònic corporatiu per avisar a tothom que, per fi, estàs de vacances.
L'escola d'anglès online ABA English ha recopilat cinc consells per escriure un Out of office en anglès per a qualsevol correu de contactes internacionals mentre gaudeixes dels dies lliures.
Comunicar la teva absència
Com que estaràs fora de l'oficina, és bona idea especificar fins a quina data no tornaràs: "I am out of the office until August 31st". O com a alternativa, també es pot dir "I will be away" o "I am not in the office". Pel que fa a l'assumpte del correu, la fórmula més senzilla i directe és "out of the office".
Indicar un contacte alternatiu
És aconsellable que quan s'està fora de l'oficina durant uns dies, es compti amb alguna persona a qui els teus contactes es pugui dirigir en cas d'urgència: "If you require immediate assistance please email colleague@examplecompany.com in my absence". També es podria escriure "For urgent queries, contact...".
Utilitzar un llenguatge normal
En ser comunicacions de feina, sempre és millor mantenir-se dins d'un llenguatge formal. Per tant, evita abreviatures com "I'm out of the office" o expressions massa col·loquials.
Donar les gràcies i saludar
Una forma elegant de comunicar la teva absència, ja que pot ser que qui t'escriu és per donar-te una mala notícia, és la de començar el missatge donant les gràcies: "Thanks for your e-mail" o "Thanks for contacting me". També és aconsellable acomiadar-se al final del missatge, en aquest cas amb salutacions més formals com "Kind regards".
Deixar una escletxa d'esperança
Encara que estiguis de vacances, a vegades no queda altre remei que estar pendent del correu electrònic. En aquests casos, es pot indicar en la resposta automàtica que es comprovarà l'email de tant en tant, però que no es podrà respondre immediatament: "I am out of the office until August 20th, with limited access to e-mail". Aquest missatge és especialment adequat per períodes d'absència per viatges de negocis.