Com evitar problemes a l'hora de planificar les vacances de la plantilla?

El 85% de les empreses admet afrontar dificultats a l'hora de distribuir els dies lliures: expliquem com evitar-los

La distribució de les vacances és un moment crític de l'organització de la plantilla | iStock
La distribució de les vacances és un moment crític de l'organització de la plantilla | iStock

En moltes empreses, l'assignació dels dies de vacances sol ser un dels principals motius de conflicte i descontent entre els empleats. A més, es tracta d'una tasca que sol portar molt temps al responsable de recursos humans. Encara nombroses companyies realitzen aquesta comesa amb fulls de càlcul. I és que, segons una anàlisi realitzada per la consultora Àbaco Siglo XXI, el 85% de les companyies admet afrontar dificultats en moment de distribuir els dies lliures. Detallem les claus per dur a terme aquesta labor.

Establir normes generals per gestionar les vacances, però sent flexibles

L'ideal és que, amb la finalitat d'abordar de la millor manera possible l'assignació dels dies de vacances, l'empresa tingui unes normes generals en aquest sentit. Han d'estar posades en coneixement de tots els empleats. No obstant això, cal tenir en compte que aquestes normes han de ser flexibles perquè es puguin adaptar a les necessitats dels empleats. És apropiat que l'empresa tingui un criteri per establir les prioritats a l'hora de sol·licitar vacances, per exemple, per antiguitat. Però això només hauria d'utilitzar-se si no hi ha altre remei, l'ideal és que els responsables de departament breguin amb el seu equip perquè no hi hagi conflictes i tots satisfacin les seves necessitats sense perjudicar els ritmes de treball de l'empresa.

Ser conscient de la importància de les vacances

Moltes empreses no són conscients de la importància que tenen les vacances en els índexs de satisfacció del personal i s'obsessionen amb mantenir els seus ritmes de treball habitual. Al no ser conscients, al moment de sol·licitar les vacances, fan que es creïn situacions tenses i que l'empleat que espera el tan anhelat moment de les seves vacances, percebi que sempre és un problema pel caos que genera.

Moltes empreses no són conscients de la importància que tenen les vacances en els índexs de satisfacció del personal

Per satisfer ambdues parts es necessiten sistemes eficaços de gestió de vacances i absències, adaptats a les característiques de cada departament i a les necessitats dels empleats.

Antelació

En moltes empreses, es retarda el moment de sol·licitar les vacances. De vegades els empleats no prenen la iniciativa per no causar una mala impressió, però la realitat és que prefereixen saber al més aviat possible quan podran gaudir del seu temps lliure. En aquest aspecte, és molt positiu que aquest tema es tracti amb la suficient antelació amb la finalitat de no crear mals majors i tensions quan sigui massa tarda. Això genera un clima d'insatisfacció que és molt perjudicial per al funcionament normal de la companyia.

Repartiment de tasques

A l'hora d'establir les vacances dels empleats és bàsic que es realitzi un repartiment de tasques. D'aquesta forma es podrà planificar bé el treball davant l'absència de determinats empleats. La recomanació és que es determinin els llocs que han d'estar coberts en tot moment i s'ofereixi a l'empleat un ventall ampli de dies per poder sol·licitar vacances en cas de mancar d'un sistema digital que identifiqui les normes preestablertes per endavant, solució que facilita la gestió i millor l'eficiència interna.

Mediació en els enfrontaments

No s'ha de témer a establir normes per a la gestió de vacances dels empleats per satisfer les necessitats de cada departament però per evitar conflictes s'ha explicar clarament els motius que han propiciat establir aquestes normes. En el cas que hi hagi departaments bastant desfavorits es poden tenir mesures de compensació, com per exemple, poder escollir els dies més sol·licitats.

Més informació
Com puc millorar la meva empleabilitat?
Què s'ha de tenir en compte per fidelitzar un client?
Quant val la meva empresa?
Les 5 apps indispensables per marxar de vacances
Avui et destaquem
Comentaris (1)
Pau
De fet, en moltes grans empreses on la planificació pot arribar a ser molt difícil degut a fluctuacions importants de demanda, existeix la figura del Workforce Manager (WFM), responsble de fer una planificació que segueixi les corbes de demanda i que, a l'hora, permeti garantir una correcta planificació dels períodes vacacionals. Això es pot fer sobradament amb fulls de càlcul. El repte no és la eina, és entendre tant al personal com a les necessitats de negoci i aconseguir fer-ho quad