El passat mes d’abril va entrar en vigor la directiva europea 2014/55/UE, que obliga a totes les administracions públiques dels estats membres de la Unió Europea a estar preparades per rebre i processar factures electròniques amb un mateix format determinat: l’estàndard europeu EN16931. Aquesta directiva, pensada únicament per a la recepció de factures, és només un pas més cap a la normalització i l’estandardització de l’ús de la factura electrònica en tots els àmbits: el governamental (B2G), l’empresarial (B2B), i el del consumidor final (B2C).
Tot i que per al sector privat aquesta directiva no suposa cap obligatorietat, sí que significa la possibilitat de començar a utilitzar la factura electrònica amb totes les administracions públiques d’Europa i també en els altres àmbits. De fet, segons l’Agenda Digital d’Europa, la facturació electrònica és una prioritat política per a la Unió Europea.
Però... què és realment la factura electrònica?
Una factura electrònica no és més que una factura que s’expedeix i es rep en un format electrònic i que té la mateixa validesa legal que les tradicionals factures en paper. Per tant, va més enllà d’un email amb un pdf; una factura, quan és electrònica, ha de garantir la integritat del seu contingut, l’autenticació del seu emissor i mostrar-se en un format estructurat. I ha de ser legalment vàlida a ulls de l’autoritat tributària del país emissor.
La factura electrònica en el sector privat (B2B)
Com passa sovint, el sector privat porta anys d’avantatge a les administracions públiques en la implantació de la facturació electrònica i l’intercanvi electrònic de transaccions entre empreses. Moltes empreses i indústries van trobar en la factura electrònica una via cap a l’estalvi i l’eficiència en els seus departaments administratius. De fet, l’any 2002 Europa ja va crear el marc legislatiu per permetre que les empreses poguessin intercanviar factures electrònicament amb les mateixes garanties legals i fiscals que quan ho feien en paper.
Així es va obrir el camí cap a la transformació digital dels departaments d’administració de moltes grans empreses en les indústries del retail, la restauració, l’hoteleria o el turisme entre d’altres. Aquestes indústries han consolidat l’ús de la facturació electrònica com un estàndard i han assolit percentatges de digitalització superiors al 80%. En països com Espanya, l’ús de la factura electrònica en aquests verticals està àmpliament implantat i normalitzat; en realitat, Espanya és un dels països amb major implantació de factura electrònica entre empreses.
El sector privat porta anys d’avantatge a les administracions públiques en la implantació de la facturació electrònica
La transformació digital en els departaments d’administració de les nostres empreses es tradueix en importants estalvis i eficiències. La factura electrònica, més enllà dels beneficis propis de la desmaterialització (estalvi en paper, arxiu físic de l’històric de factures, etc.), permet l’automatització dels principals processos associats: conciliació, resolució de disputes, comptabilització i inclús enllaçar amb sistemes de pagament electrònic.
La factura electrònica amb les administracions públiques (B2G)
Amb l’entrada en vigor de la directiva europea, ara és el moment perquè totes les administracions públiques es posin al nivell del sector privat i garanteixin que les empreses puguin treballar amb elles electrònicament i beneficiar-se així dels avantatges de la digitalització. L’ús de la factura electrònica també respon a dues necessitats específiques: per una banda el principi de transparència amb el que des de fa anys treballen les administracions públiques; i per l’altre, el principal objectiu de garantir la puntualitat en els pagaments de tots els proveïdors, millorant així també la tresoreria de les empreses que treballen per a les administracions públiques.
I si bé l’estalvi i les eficiències són els drivers principals quan dues empreses parlen de facturació electrònica, quan en parla l’administració pública ho fa en termes de fiscalització i lluita contra el frau fiscal.
La factura electrònica a Europa i arreu del món
Espanya és un dels diversos països europeus on la factura electrònica ja fa temps que està implantada i normalitzada a escala governamental. De fet, des de 2015 qualsevol proveïdor de l’Estat espanyol, i de tota la resta d’administracions públiques subordinades, està obligat a utilitzar la factura electrònica quan es tracta d’un import superior a 5000 euros.
Altres països on també s’ha de facturar electrònicament a les empreses públiques són: França, Noruega, Suècia, Finlàndia, Bèlgica, Països Baixos, Suïssa, Dinamarca, Lituània, República Txeca, Àustria, Eslovènia, Grècia, Itàlia.
Qualsevol proveïdor de l’Estat espanyol, i de tota la resta d’administracions públiques subordinades, està obligat a utilitzar la factura electrònica quan es tracta d’un import superior a 5000 euros
L’auge de la factura electrònica a Europa, però també a la resta del món, és un fet: molts països llatinoamericans ja han adoptat la factura electrònica obligatòria en tots els àmbits amb un objectiu principal comú: lluitar contra el frau fiscal.
Itàlia és el primer país comunitari en implantar un model de facturació electrònica clearance (que implica l’autorització prèvia de la factura per part de l’administració) des de l’1 de gener del 2019. Això significa que tant l’emissió com la recepció B2G i B2B s’ha de fer, obligatòriament, mitjançant la factura electrònica. A més, Itàlia està treballant en un sistema d’informació immediata per als comerços que obligarà a informar diàriament de totes les transaccions amb clients finals a partir d’aquest mes de juliol.
Itàlia és el primer país comunitari en implantar un model de facturació electrònica clearance, que implica l’autorització prèvia de la factura per part de l’administració
En aquest sentit, en el món existeixen dos models de facturació electrònica: el clearance i el post-audit. Els països llatinoamericans han apostat majoritàriament pel model clearance, mentre que Europa fins ara s’havia inclinat pel model post-audit, en què qualsevol control eventual de les factures per part de l’administració serà posterior.
Molts països europeus ja ha legislat per simplificar i estandarditzar l’ús de la factura electrònica en l’àmbit públic, seguint la tendència global. Estendre aquesta tendència entre les empreses privades és qüestió de temps, i és possible que més d’hora que tard altres estats membres de la Unió Europea segueixin el model italià i instaurin l’obligatorietat universal de la factura electrònica.
