Falta de temps? Estrès? Crisi? Si la resposta és afirmativa, ets el lector idoni pel llibre Gestión del tiempo y del estrés de la col·lecció For rookies (LID Editorial, 2009). Perquè assumir un volum de feina excessiu no ens fa ser més valents ni més professionals, normalment ens fa ser ineficients i ineficaços. Per això, les persones que s'organitzen tenen més probabilitats d'assolir amb èxits els seus objectius.
Aquests són alguns dels consells que dóna el llibre. Bàsics i senzills, pel que ja no hi ha cap excusa per perdre el temps, un recursos molt valuós.
Delegar és el primer pas per ser eficient
Aquella dita de "si vols una cosa ben feta, fes-la tu mateix", s'ha d'oblidar. Per gestionar bé el temps, hem de tenir la voluntat de delegar. Primer de tot, per organitzar les altres feines que és indispensable que fem nosaltres. En segon lloc, perquè una altra persona pot estar més capacitada que nosaltres per fer-ho. I, amb més temps per dedicar-s'hi al 100%, el resultat serà encara més satisfactori.
No traspassar la línia de l'estrès positiu al negatiu
La interpretació habitual de la paraula estrès és negativa, però la realitat és que existeix un estrès positiu. És el que ens estimula, el que ens fa afrontar els reptes i arribar a les fites que ens marquem, sempre que siguin realistes i estiguin dins de les nostres possibilitats.
El problema arriba quan es traspassa la frontera. L'estrès negatiu és el que ens fa perdre el control de la situació i ens provoca les habituals crisis. En aquest cas, s'han de reorganitzar les tasques i ser optimistes. Quedar-nos amb la idea de què no hem pogut fer la feina ens farà baixar el rendiment.
Classificar la feina segons el seu grau d'importància
El pla de treball ha d'incloure tasques A, B i C. Les primeres són les que necessiten ser enllestides amb urgència i són importants, mentre que les segones només compleixen un dels requisits i, les terceres, cap dels dos. A més, seguint aquest mateix ordre, demanen un grau de concentració de més a menys.
Tenint clara aquesta diferenciació, l'odre del dia ha d'incloure tasques dels tres tipus i situar les de tipus A en aquelles hores en què sabem que rendim més i millor. Un cop hem delimitat allò prioritari, cal lluitar contra la tendència a posposar utilitzant tècniques com la delegació de feines o marcant un termini màxim.
Ser S.M.A.R.T.
(S)uperespecífica, (M)esurable, (A)ssolible, (R)realista i (T)emporalment limitada. Així haurien de ser les metes que ens marquem, si no ho compleixen, no han de ser objectius prioritaris. Només així, tenir una actitud proactiva tindrà resultats positius, perquè comptarem amb una data concreta per arribar-hi. Sense un termini, no tindrem cap motivació extra per enllestir la tasca.
Identificar els lladres del temps
Els lladres per excel·lència són tres: les interrupcions, la tecnologia i la paperassa. El llibre revela que de mitjana cada set minuts algú ens interromp. Per fer-hi front, hem d'aprendre a dir no i a acabar el que tenim a mitges abans d'atendre una trucada o respondre un missatge.
En el cas de la tecnologia, el consell és guardar tot el que anem fent, no oblidar-nos el manteniment periòdic de la màquina i treballar alhora amb unitats de disc externes.
Finalment, hem de saber gestionar la paperassa al moment, guardant només el que és important i sota una lògica que permeti recuperar-ho amb facilitat.
VIAempresa sorteja un llibre d'empresa entre els seus subscriptors. Aquesta setmana, el guanyador de Gestión del tiempo y del estrés (LID Editorial, 2009) és Octavi Roig. Enhorabona i gràcies per participar!