"Ha estat una pèrdua de temps", "ningú ha dit res productiu", "no hi hagut la participació necessària per resoldre el conflicte", "sempre parlen els mateixos"... És un resum de les queixes que hi ha a diari a les reunions d'empresa. De fet, el fracàs d'una reunió pot equiparar-se al d'una relació, segons indiquen els autors del llibre Reuniones eficaces (Profit Editorial, 2013) Eva Cantavella i Antonio Valls. De la mateixa manera que quan hi ha una discussió, una parella es sorprèn de la quantitat de coses amagades que hi ha, el qui ha dirigit una reunió també pot no estar al cas de totes les queixes que surten en acabar la sessió. Per això, Cantavella i Valls remarquen els cinc errors més habituals i com corregir-los.
1. Pèrdua de temps
S'ha convertit en usual tenir l'agenda plena de reunions i no tenir clar per a què serveixen. Sovint, indiquen els autors, la celebració d'una trobada ve motivada per l'incentiu salarial que hi ha al darrera o per la necessitat d'explicar tot el que a un cap se li acudeix. En conseqüència, la sensació és d'estar perdent el temps.
La solució consisteix en saber per a què serveix una reunió abans de convocar-la. Si hi ha un bon motiu, després cal analitzar si amb una trucada o un e-mail n'hi hauria prou per tenir la resposta desitjada.
2. Descontrol i mala gestió
No es pot arribar a una reunió sense un guió dels temes a tractar. Ni el qui dirigeix la sessió, ni els qui han sigut convocats. Quan els participants tenen, prèviament, la informació necessària, arriben al a reunió amb dubtes i comentaris ja reflexionats, així com tenen la capacitat de comprendre amb major facilitat tots els continguts dels que allà s'hi ha d'exposar.
Un altre element que intervé en la desestructuració, és el de no haver elegit bé les persones reunides. Una informació pot ser útil per a moltes persones, però no totes tenen la capacitat ni la potestat d'intervenir en el procés de canvi que ha de sobrevenir. I, tenir perfils que no encaixes, pot distorsionar les preses de decisions i de valoració.
3. Comunicació defectuosa
El power point i els anglicismes són una arma de doble tall. Són eines útil, sempre que s'usin amb consciència, moderació i siguin adequades al públic. Això significa que el conferenciant ha de portar una presentació amb la informació bàsica o la reunió es pot convertir en un monòleg on les opinions i propostes no tenen cabuda.
Així doncs, seguint el vertader concepte de reunió, sempre s'ha de preparar un discurs que deixi forats per a la reflexió i a la intervenció de les persones reunides. I, per suposat, amb un discurs planer i que només inclogui nous termes si són explicats i si són realment necessaris.
4. El moderador no cuida el grup
Amb aquest quart error, Cantavella i Valls critiquen, especialment, els comentaris que es fan en públic indicant una mala actitud o feina feta que hauria de fer-se només en privat. Es converteix en un atac a un treballador determinat i, de retruc, en motiu de burla per a la plantilla.
En aquest sentit, indiquen és bo valorar si cal tenir càrrecs importants dins la reunió. Comptar amb el cap dins la sala, pot ser un motiu d'incomoditat pels empleats i fer que temin intervenir pel que pugui pensar aquest. Això reafirma la necessitat de seleccionar amb seny el públic, un consell que també ajuda a tenir una trobada ordenada.
5. Presa de pèl
Legitimar col·lectivament una decisió individual, incloure a l'acta acords que no es van tancar i fer de la trobada un cercle de qualitat fictici. Aquests són els tres episodis més comuns que enumera el llibre i que tenen l'element comú de la mentida i l'engany, el que vindria a ser la presa de pèl.
La plantilla sap el què s'ha dit entre les quatre parets, així que fer d'una reunió el que es vol no és més que una deslegitimació de les trobades.
 | Autors: Eva Cantavella i Antonio Valls |
|
VIAempresa sorteja cada setmana un llibre entre els seus subscriptors. Entra, participa i emporta't aquest llibre. | |