En la actualidad todos vivimos vidas muy sobrecargadas de trabajo y de compromisos , vivimos estresados y siempre pendientes del reloj. La gente se queja de "no tener tiempo" para hacer aquello que querría. Pero curiosamente, hay gente con quién es fácil verte, que trabajan, que tienen hobbies y que disfrutan de ratos en familia. La única diferencia entre unos y otros es "la gestión que hacen del tiempo", de su tiempo, porque a pesar de que hay personas que no se lo cruzan, el tiempo es de cada cual y cada cual decide como emplearlo.
Antes de empezar a usar herramientas de gestión del tiempo como la agenda, programas de gestión de proyectos y una infinidad de útiles herramientas que están a nuestro alcance, se tiene que dar un paso previo, un ejercicio de reflexión y autoconocimiento que nos traiga a:
El primer paso que tenemos que hacer por una gestión del tiempo, es cambiar el concepto del tiempo. El tiempo no es controlable, el tiempo pasa y es inflexible. No lo podemos alargar, ni comprar, ni parar y ni siquiera gestionar pero el que sí que podemos hacer es gestionar donde ponemos nuestra atención, a que nos dedicamos, en que nos ocupamos.
Segundo paso, definir nuestros objetivos, personales y profesionales y la mezcla de los dos (oi que podemos tener objetivos personales en un entorno profesional? Oi que detrás del profesional hay una persona que quiere crecer, desarrollarse, lograr retos, tener una carrera profesional...?).
Tercer paso, planificar. Un golpe tengamos claro cuáles son los objetivos del día, mes o año, tenemos que desgranarlos en actividades o tareas concretas. Este ejercicio es realmente importante, puesto que si lo hacemos en este orden, primer objetivo y después tareas, dejaremos de hacer muchas cosas superfluas que nos toman tiempos y que no aportan valor o no nos acercan a nuestro objetivo.
La matriz de gestión del tiempo: la importancia y la urgencia
Un golpe definidas las tareas las tenemos que priorizar y para hacer esto tenemos la conocida matriz de gestión del tiempo, de Eisenhower , trigèsim cuarto presidente de EEUU, que popularizó Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. El que nos propone es elegir las tareas a que nos dedicamos en función de su importancia y su urgencia, que es la base del pensamiento estratégico y orientado a objetivos.
Un tema urgente requiere nuestra atención inmediata. Las urgencias nos atrapan y nos presionan, el problema viene cuando atender urgencias se convierte en nuestra cotidianidad y más, si estas urgencias no son importantes.
Una tarea o actividad es importante si contribuye directamente a conseguir nuestros objetivos. Si vivos atrapado en las urgencias, quiere decir que no atienes las cosas importantes y que con el tiempo han pasado de ser importantes a ser urgentes y así nos podemos pasar la vida. Con el desgaste mental y emocional que supone, con riesgo de baja calidad y errores que comporta y la mala calidad de vida.
Si queremos ser realmente productivos, la mayor parte de nuestro tiempo tendría que transcurrir al 'Cuadrante II'. Es decir, entre el "no urgente" y "el importante".
Qué podemos hacer para pasar más tiempo al 'Cuadrante II'?
Antes de empezar a usar herramientas de gestión del tiempo como la agenda, programas de gestión de proyectos y una infinidad de útiles herramientas que están a nuestro alcance, se tiene que dar un paso previo, un ejercicio de reflexión y autoconocimiento que nos traiga a:
- Definir nuestros objetivos y/o los de nuestra empresa. Si no tenemos claro cuáles son nuestros objetivos el que hacemos es reaccionar de manera sistemática a las cosas que pasan y atender los asuntos según van llegando.
- Tenemos que ser conscientes de cuáles son las condiciones físicas y ambientales que favorecen nuestro rendimiento y por lo tanto nuestra productividad.
- Romper con falsas creencias como que ocupar todo el tiempo nos hace más productivos. Necesitamos momentos de descanso y momentos para pensar y tomar decisiones.
- Elegir aquellas herramientas o tecnologías que nos ayuden a organizarnos teniendo en cuenta nuestras preferencias y habilidades.
El primer paso que tenemos que hacer por una gestión del tiempo, es cambiar el concepto del tiempo. El tiempo no es controlable, el tiempo pasa y es inflexible. No lo podemos alargar, ni comprar, ni parar y ni siquiera gestionar pero el que sí que podemos hacer es gestionar donde ponemos nuestra atención, a que nos dedicamos, en que nos ocupamos.
Segundo paso, definir nuestros objetivos, personales y profesionales y la mezcla de los dos (oi que podemos tener objetivos personales en un entorno profesional? Oi que detrás del profesional hay una persona que quiere crecer, desarrollarse, lograr retos, tener una carrera profesional...?).
Tercer paso, planificar. Un golpe tengamos claro cuáles son los objetivos del día, mes o año, tenemos que desgranarlos en actividades o tareas concretas. Este ejercicio es realmente importante, puesto que si lo hacemos en este orden, primer objetivo y después tareas, dejaremos de hacer muchas cosas superfluas que nos toman tiempos y que no aportan valor o no nos acercan a nuestro objetivo.
La matriz de gestión del tiempo: la importancia y la urgencia
Un golpe definidas las tareas las tenemos que priorizar y para hacer esto tenemos la conocida matriz de gestión del tiempo, de Eisenhower , trigèsim cuarto presidente de EEUU, que popularizó Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. El que nos propone es elegir las tareas a que nos dedicamos en función de su importancia y su urgencia, que es la base del pensamiento estratégico y orientado a objetivos.
Un tema urgente requiere nuestra atención inmediata. Las urgencias nos atrapan y nos presionan, el problema viene cuando atender urgencias se convierte en nuestra cotidianidad y más, si estas urgencias no son importantes.
Una tarea o actividad es importante si contribuye directamente a conseguir nuestros objetivos. Si vivos atrapado en las urgencias, quiere decir que no atienes las cosas importantes y que con el tiempo han pasado de ser importantes a ser urgentes y así nos podemos pasar la vida. Con el desgaste mental y emocional que supone, con riesgo de baja calidad y errores que comporta y la mala calidad de vida.
Si queremos ser realmente productivos, la mayor parte de nuestro tiempo tendría que transcurrir al 'Cuadrante II'. Es decir, entre el "no urgente" y "el importante".
Qué podemos hacer para pasar más tiempo al 'Cuadrante II'?
- Empezar para definir nuestros objetivos, que tienen que ser ambiciosos, realistas, medibles, con un tiempo asignado y alcanzables.
- A cada objetivo le asignamos una serie de tareas o actividades.
- Clasificamos las tareas y/o actividades en función de la importancia y la urgencia .
- Planificamos las tareas empezando por las más importantes, que normalmente son las que nos traemos más tiempo. Dejamos espacios para descansar, relajarnos y para pensar.
- Un golpe programadas las actividades importantes ponemos a los agujeros o tiempos muertos las no importantes.
Además, hay una serie de consideraciones que tenemos que tener en cuenta... La dedicación a una tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible. Por lo tanto, tenemos que poner nosotros los límites. Esto también está relacionado con el perfeccionismo, cada tarea tiene que tener un tiempo, ni demasiado ni demasiado poco. Tenemos que controlar la relación de valor y tiempo de la tarea.
Hay ladrones del tiempo que tenemos que conocer y aprender a tratar:
- Decir que no . No podemos hacer siempre todo el que nos piden. Podemos decir que no, dando una explicación, siendo diplomático y aportando una alternativa (otro momento para tratar el tema u otra persona que lo pueda ayudar). También se tiene que aprender cuando decir que no y cuando aceptar la interrupción.
- Posponer tareas. El único que hace es generar un peso mental que no nos deja concentrar. Las tareas desagradables, mejor hacerlas a primera hora de la mañana. Las tareas tediosas e interminables, las dividimos en tareas más pequeñas.
- Delegar. Es innegociable, no podemos hacerlo todo!. Empezamos a repartir tareas que puedan hacer otras, los tiempo dedicado a formar y a explicar, es una auténtica inversión, para el equipo y para nosotros.
- Teléfono, Email, visitas sorprendida y un gran etcétera. Si estamos haciendo alguna tarea que requiere concentración, no atendemos llamadas ni emails, desarrollamos el hábito de revisar los buzones. Recordamos la ley de Carlson: "toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si es hace de manera continua".
- Orden. Importando tener la mesa de trabajo aseada y los documentos que necesitamos localizables.
- Agenda. Usar una agenda donde planificamos las tareas y todas aquellas cosas que no podemos olvidar. Así descargamos la mente y no olvidamos nada. Eso sí, cogemos el hábito de consultarla con asiduidad.
Siguiendo estas consideraciones pasaremos de ser víctimas del tiempo al hecho que el tiempo sea nuestro aliado. Al principio nos costará un poco de esfuerzo y necesitaremos dedicar tiempo, desaprendrem para aprender nuevos hábitos y comportamientos que aumenten nuestra productividad, nuestra eficiencia y nuestra calidad de vida. El tiempo es relativo, todo depende del uso que le damos.
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