“No és la més forta de les espècies la que sobreviu, tampoc és la més intel·ligent la que sobreviu. És aquella que s’adapta millor al canvi”. Aquesta famosa frase del naturista Charles Darwin ha tornat a prendre tot el seu sentit arrel de la pandèmia mundial de la Covid-19, i la podem aplicar a pràcticament qualsevol àmbit de la nostra vida. A partir del divendres 13 de març, el nostre dia a dia va patir un important sotrac del qual, encara avui, no ens hem recuperat i el més preocupant, no sabem ni com ni quan ens en podrem sortir. No ens queda altra doncs, que posar en pràctica el que Charles Darwin va dir ja fa més de 100 anys. Si la humanitat ha estat capaç d’evolucionar és gràcies a aquesta adaptació. Potser la gran diferència ha estat el temps.
Les evolucions, normalment es produeixen en petits passos, gairebé imperceptibles. En aquesta ocasió, hem tingut setmanes, dies o fins i tot hores per adaptar-nos. I en molts casos ho hem fet i ho hem fet molt bé. Us en poso algun exemple: Un conegut que fabrica roba, de la nit al dia va passar a fabricar mascaretes. Ha salvat el negoci. Els petits cellers, han canviat el seu model de distribució i han obert el canal de venda on line i, a banda de fer-se més coneguts, han pogut seguir treballant i venent. A totes les empreses, siguin del tamany que siguin, hem “descobert” el teletreball i tot el que això suposa, i ho hem hagut de fer, en algun cas, del 13 al 16 de març, en només un cap de setmana
Com ens ha afectat a nivell del departament de formació de FIATC un canvi d’aquesta magnitud? Us n’explico algun dels efectes:
- Millorar el treball en equip. El fet que tots estiguem a casa i perdem el contacte diari, fa que haguem de millorar els nostres sistemes de comunicació i de presa de decisions. Un actor clau és el departament de TI, ja que ens ha de posar a disposició de tota l’organització d’aquest sistema de comunicació. Des del departament de formació de FIATC, conjuntament amb TI, el primer repte va ser dotar i formar a tota la organització amb les eines que ens permetessin seguir amb tota la dinàmica de l’empresa, ara, descentralitzadament.
- Adaptar les formacions. Habitualment les formacions les realitzem de forma presencial. També disposem d’un extens catàleg de continguts on-ine. El canvi va ser anular les formacions presencials ja previstes i buscar alternatives. En cap cas vàrem voler substituir la formació presencial per continguts online. Calia mantenir el contacte amb el personal i la mediació. La solució, evidentment, va ser fer les formacions per vídeo conferència, canal amb el qual havíem tingut una petita experiència, tant els formadors com els alumnes.
- Canvi en el format de les sessions. Una altra adaptació ha estat transformar les habituals sessions presencials de 3-4 hores al model de videoconferència. El canvi va ser reduir les hores de formació en el rang d’1 a màxim 2 hores. Considerem que una persona, davant d’una pantalla, pot “posar màxima atenció” un màxim de 2 hores.
- Temàtica de les formacions. Hem passat de formacions més de producte, més estàndards, més de catàleg, a formacions molt més basades en les necessitats del moment. Teníem molt clar que havíem d’ajudar al personal i la mediació de FIATC en el seu dia a dia. Per això vàrem proposar formacions molt pràctiques, com per exemple, “TEAMS” com a eina de comunicació i de treball en equip, “Contactar amb un client en temps de COVID” per ajudar a no perdre el contacte amb els clients, oferint més el nostre suport que no pas intentant aprofitar el moment per la venda, “Teletreball” per donar pautes de com adaptar-nos al treball des de casa, “Gestió del temps” per organitzar-nos millor, “Habilitats en la venda d’assegurances” molt enfocat a la situació actual i incidint en la venda “no presencial”...
- El rol del formador. Acostumats a les formacions presencials on pots veure la cara dels assistents, pots fer preguntes, veure les reaccions, plantejar treballs en equip... hem hagut de fer un canvi radical en les formacions. La primera decisió, i molt encertada, va ser limitar les sessions a 15 assistents. La tecnologia ens permet fer sessions a centenars de persones però passa a ser més una conferència que no pas una formació. Amb un màxim de 15 persones pots interactuar, estar pendent de cada persona, establir discussions, fer exercicis..
- Altres estratègies formatives. No cal passar de la formació presencial a la vídeo-conferència com a única estratègia. En el cas de FIATC hem introduït altres metodologies que ens permeten formar els participants fora de les aules i mantenir el contacte diari amb ells. Eines com Zapiens, que utilitzen la gamificació per a interioritzar coneixements, ens han ajudat molt en aquest objectiu.
- Rol dels caps d’equip. Una part molt important de l’adaptació que hem hagut de fer els que portem equips és com manteníem la relació i com ho fèiem per no perdre el contacte amb les persones de l’equip. Amb la tecnologia adequada només calia modificar el sistema de relació i adaptar-lo a la nova realitat. Un exemple és mantenir una reunió de 10 minuts a l’inici de la jornada laboral, reunió a l’inici/final de setmana de planificació i valoració. Hem de pensar que la situació de confinament podia provocar a l’equip força moments de desmotivació, de desvinculació amb l’entitat i de desconnexió amb el seu equip de treball. La tasca dels managers sempre ha estat complicada però en aquest cas molt més.
Tal i com li vaig sentir a Carlos Barrabés, “estem assistint al major curs de formació de tota la història”. Totalment cert! Mai abans havia passat que tots ens haguéssim d’adaptar a un canvi tant important i radical com el que hem viscut. Un canvi que està essent global i amb molt poc temps.
I què quedarà de tot això? Espero que aquesta situació signifiqui un canvi, una adaptació més que no pas un trencament. Les sessions de formació presencials seguiran essent imprescindibles, però combinades amb sessions virtuals per vídeo conferencia i amb continguts online. Penso que l’èxit rau en la combinació de totes les estratègies que tinguem al nostre abast, pensades per l’objectiu i adaptades al públic al qual ens dirigim.