L'excés de burocràcia és, des de fa molt temps, una preocupació persistent. Com que un exemple val més que mil paraules, avui parlaré d’un cas real que ho il·lustra de manera contundent. El cas es refereix a una empresa que havia de signar amb un client un contracte de manteniment d’una màquina. El manteniment en qüestió necessitava un procés senzill per part d’un operari: verificació visual i canvi d'oli i dels filtres. El temps previst de l’operari per fer el manteniment s’estimava en poc més de mitja hora. Però tot i la senzillesa del que s’havia de fer, el client, per complir la normativa vigent, va demanar 34 documents al proveïdor.
Els documents en qüestió són els següents i es refereixen a l’empresa, a l’operari que havia de fer el manteniment i, posteriorment, hi ha documents que s’han d’actualitzar mensualment.
Documentació de l'empresa
- Inscripció en el Registre d'Empreses Acreditades
- Fotocòpia del C.I.F
- Fotocòpia de l'alta en l'Impost d'activitats Econòmiques
- Últim rebut d'abonat de l'Impost d'activitats Econòmiques
- Fotocòpia de les condicions generals/particulars de la pòlissa actualitzada d'assegurança de Responsabilitat Civil per danys a tercers (Mai podrà ser inferior a 300.000 € per sinistre en danys personals, patronal i materials)
- Últim rebut abonat de l’assegurança de Responsabilitat Civil
- Certificat original de la Seguretat Social justificatiu d'estar al corrent del pagament
- Certificat original de Contractistes i Subcontractistes emès per l'Agència Tributària, que confirmi que la societat està al corrent de les seves obligacions tributàries.
- Justificant de pagament de TC1 i TC2
- Alta d'Empresa a la Seguretat Social TA6/TA7
- Mútua a la qual pertany l'empresa (còpia del contracte d'adhesió)
- Contracte del Servei de Prevenció
- Últim rebut abonat del Servei de Prevenció
- Fotocòpia de la pòlissa d'assegurança d'accidents de treball
- Darrer rebut abonat de l'assegurança d'accidents de treball
- Fotocòpia del contracte de la Vigilància de la Salut
- Darrer rebut abonat de la Vigilància de la Salut
- Certificat que l'empresa disposa del Pla de Prevenció de Riscos Laborals amb el contingut (Avaluació de Riscos i Planificació Preventiva)
- Designació de l'encarregat de seguretat de la seva empresa que vigilarà que els treballadors compleixin les instruccions de seguretat, juntament amb el certificat de formació de Nivell bàsic de Prevenció de Riscos laborals
- Certificat de percentatge d'Indefinits i Eventuals
Documentació de l’operari
- Llistat d'operaris (nom, cognoms, DNI i número d'afiliació de la Seguretat Social)
- Certificat d'haver rebut la formació en Prevenció de Riscos Laborals
- Document acreditatiu, per cada treballador que intervé en l'obra, de la recepció dels equips de protecció individual
- Certificat de formació i informació tan genèrica com especifica per al seu lloc de treball dels treballadors
- Document acreditatiu per cada treballador que intervé en l'obra que ha estat informat dels riscos de l'obra
- Certificats mèdics de cada treballador
- Carnet de Gruista (si escau) i autorització de l'empresa, per a la manipulació de la grua
- Carnet de Plataforma Elevadora (si escau) i autorització de l'empresa, per a la manipulació de la grua
- Carnet de Toro (si escau) i autorització de l'empresa, per a la manipulació de la grua
- Alta de la Seguretat Social
- Còpia del DNI
Documentació per actualitzar mensualment
- Certificat de la Seguretat Social (corrent de pagament)
- Certificat de l'Agència Tributària (corrent de pagament)
- TC1 i TC2
L’empresa industrial en qüestió va dedicar 8 hores del seu personal d’administració per aportar els documents per fer un manteniment que, com s’ha dit, necessitava poc més de mitja hora d’un operari. Aquí cal afegir els costos que té per al client la comprovació de la correcció de tots els papers, cost d’arxiu de la documentació, etc. I també cal afegir els costos que suposa per a l’Administració Pública la generació d’alguns dels documents esmentats. Aquesta situació va passar fa uns anys, però l’empresari em diu que avui això continua igual o pitjor.
Segur que les normatives corresponents s’han dissenyat amb bona intenció. No obstant això, cal preguntar-se si els responsables d’aquest desori són conscients de les conseqüències de les normatives i dels costos que genera aquest excés de paperassa.
És un problema que perjudica seriosament la competitivitat i el benestar del país. Com deia Franz Kafka: “El progrés s’evapora i deixa enrere una estela de burocràcia”. Sens dubte, l'excés de burocràcia és un dels problemes més greus que patim actualment, i cada dia estem pitjor.