"Per a això em fan venir?". Aquesta és una reacció molt recorrent a la sortida d'una reunió i, a més, l'indicador més eficaç per saber que la trobada no ha sigut productiva. Tot i que hauria de fer saltar l'alarma i dur a un nou plantejament de les reunions, la realitat és que en la majoria dels casos l'endemà tot segueix el mateix esquema.
La clau per posar-hi remei està en tenir clar què és el que volem aconseguir i saber si ens cal una reunió per tenir-ho. "A partir d'aquí, si pots obtenir el mateix resultat amb dues trucades o dos correus, ni se t'acudeixi fer una reunió", ressalta la formadora en recursos humans i especialista en reunions Eva Cantavella, autora del llibre Reuniones eficaces (Profit Editorial, 2013). Per tal d'evitar que una trobada poc útil estigmatitzi la resta, l'assessora dóna alguns consells bàsics per a la seva optimització.
Quan s'ha de fer una reunió?
"Si el que has d'explicar és purament informació, però tens por de que generi interpretacions múltiples o de que no s'entengui, cal una reunió", respon Cantavella. El feedback directe i la possibilitat de corregir qualsevol confusió són els principals avantatges del contracte presencial. Per això, quan es tracta de donar informació neutre o fer un seguiment del pla de treball, les videoconferències, els emails i les trucades són el comodí perfecte, i la millor solució per estalviar en temps i desplaçament.
A quina hora?
L'ideal és fer una reunió a primera o última hora del dia. Això sí, evitant el que l'experta considera un "càstig" com ho és fer-la un divendres a les 18h o bé a les 11h d'un dia normal, "perquè trenques l'estructura dinàmica de la jornada".
Però res de tot això serà útil si no es respecta l'hora d'inici. Per Cantavella, la solució està en evitar la imposició i plantejar-ho com un win-win per optimitzar el temps. I cal fer el mateix amb l'hora final, marcar un temps màxim per canviar el tarannà de "tenir temps" i acabar desquadrant tota l'agenda del dia dels participants.
Pel que fa al dia i la durada, "tot va en funció de l'objectiu", detalla l'assessora. L'única norma lògica és establir les reunions de seguiment en dilluns o divendres, per facilitar l'avaluació de la feina ja executada.
Com s'ha de preparar la reunió?
Quan un arriba a una reunió, ha de tenir clars els objectius. No serveix saber sobre què es parlarà, sinó que cal anar amb la idea del que es vol aconseguir. Per això, Cantavella aconsella fer una llista amb tot el que es vol deixar tancat, però escrit en infinitiu i amb frases simples i inequívoques. Perquè "parlarem sobre les opinions dels clients " no és el mateix que "analitzar les opinions dels clients". L'error més comú, identifica, està en "confondre un tema amb un objectiu definit".
El següent pas es troba en informar sobre aquesta llista als participants. Així, tant el qui convoca la reunió com els assistents poden preparar les seves intervencions i tenir clar tot allò que es vol exposar i preguntar.
Què ha de fer el moderador?
Per Cantavella, "el moderador no té prou clar el seu rol, ni es sent responsable de la reunió, quan normalment és el lloc on es crea i es mostra la cultura de l'empresa". És en aquestes trobades on s'alimenta la sensació de pertinença de la plantilla, o on es destrueix.
La improvisació està prohibida. És important saber què es dirà, les preguntes que es faran i quina ha de ser l'aportació dels participants per assolir els objectius.
En aquest punt, prenen un paper important les habilitats personals de l'orador. Entre elles, el que l'especialista defineix com gestió de l'ego i que té a veure amb la capacitat d'organitzar i conduir les reaccions dels participants. També cal tenir un bon domini de les tècniques comunicatives i ser un bon finalitzador, ja que "no és el mateix acabar que concloure una reunió".
Qui ha d'assistir a la reunió?
"Si una persona no té res a aportar, no ha d'estar a la reunió". Segons la formadora en Recursos Humans, no hi ha cap més criteri per la selecció que aquest. I afegeix: "Quan hi ha massa gent, no és una reunió, és una ponència".
Un cop es coneixen els noms, cal avisar-los, confirmar la seva disponibilitat i oferir-los tot el material necessari per la reunió. Però, especialment, s'ha de saber que vindran, perquè tant poc útil és tenir gent que no pot aportar res a la reunió com que falti una persona clau a l'equip.