"Para lo cual me hacen venir?". Esta es una reacción mucho recurriendo a la salida de una reunión y, además, el indicador más eficaz para saber que el encuentro no ha sido productiva. A pesar de que tendría que hacer saltar la alarma y llevar a un nuevo planteamiento de las reuniones, la realidad es que en la mayoría de los casos el día siguiente todo sigue el mismo esquema.
La clave para poner remedio está al tener claro qué es el que queremos conseguir y saber si nos hace falta una reunión para tenerlo. "A partir de aquí, si puedes obtener el mismo resultado con dos llamadas o dos correos, ni se te acuda hacer una reunión", resalta la formadora en recursos humanos y especialista en reuniones Eva Cantavella, autora del libro Reuniones eficaces (Provecho Editorial, 2013). Para evitar que un encuentro poco útil estigmatice el resto, la asesora da algunos consejos básicos para su optimización.
Cuando se tiene que hacer una reunión?
"Si el que tienes que explicar es puramente información, pero tienes miedo de que genere interpretaciones múltiples o de que no se entienda, hace falta una reunión", responde Cantavella. El feedback directo y la posibilidad de corregir cualquier confusión son las principales ventajas del contrato presencial. Por eso, cuando se trata de dar información neutro o hacer un seguimiento del plan de trabajo, las videoconferencias, los emails y las llamadas son el comodín perfecto, y la mejor solución para ahorrar en tiempo y desplazamiento.
A qué hora?
El ideal es hacer una reunión a primera o última hora del día. Eso sí, evitando el que la experta considera un "castigo" como lo es hacerla un viernes a las 18h o bien a las 11h de un día normal, "porque rompes la estructura dinámica de la jornada".
Pero nada de todo esto será útil si no se respeta la hora de inicio. Por Cantavella, la solución está al evitar la imposición y plantearlo como un win-win para optimizar el tiempo. Y hay que hacer el mismo con la hora final, marcar un tiempo máximo para cambiar el talante de "tener tiempo" y acabar descuadrando toda la agenda del día de los participantes.
En cuanto al día y la duración, "todo va en función del objetivo", detalla la asesora. La única norma lógica es establecer las reuniones de seguimiento en lunes o viernes, para facilitar la evaluación del trabajo ya ejecutado.
Cómo se tiene que preparar la reunión?
Cuando uno llega a una reunión, tiene que tener claros los objetivos. No sirve saber sobre que se hablará, sino que hay que ir con la idea del que se quiere conseguir. Por eso, Cantavella aconseja hacer una lista con todo el que se quiere dejar cercado, pero escrito en infinitivo y con frases simples e inequívocas. Porque "hablaremos sobre las opiniones de los clientes " no es el mismo que "analizar las opiniones de los clientes". El error más común, identifica, está al "confundir un tema con un objetivo definido".
El siguiente paso se encuentra al informar sobre esta lista a los participantes. Así, tanto quien convoca la reunión como los asistentes pueden preparar sus intervenciones y tener claro todo aquello que se quiere exponer y preguntar.
Qué tiene que hacer el moderador?
Por Cantavella, "el moderador no tiene bastante claro su rol, ni se siendo responsable de la reunión, cuando normalmente es el lugar donde se crea y se muestra la cultura de la empresa". Es en estos encuentros donde se alimenta la sensación de pertenencia de la plantilla, o donde se destruye.
La improvisación está prohibida. Es importante saber qué se llamará, las preguntas que se harán y qué tiene que ser la aportación de los participantes para lograr los objetivos.
En este punto, toman un papel importando las habilidades personales del orador. Entre ellas, el que el especialista define como gestión del ego y que tiene que ver con la capacidad de organizar y conducir las reacciones de los participantes. También hay que tener un buen dominio de las técnicas comunicativas y ser un buen finalitzador, puesto que "no es el mismo acabar que concluir una reunión".
Quién tiene que asistir a la reunión?
"Si una persona no tiene nada a aportar, no tiene que estar a la reunión". Según la formadora en Recursos Humanos, no hay ningún más criterio por la selección que este. Y añade: "Cuando hay demasiada gente, no es una reunión, es una ponencia".
Un golpe se conocen los nombres, hay que avisarlos, confirmar su disponibilidad y ofrecerlos todo el material necesario por la reunión. Pero, especialmente, se tiene que saber que vendrán, porque tanto poco útil es tener gente que no puede aportar nada a la reunión como que falte una persona clave al equipo.