Un problema habitual entre los empresarios es la constante dedicación al trabajo del día a día, hecho que dificulta que se puedan dedicar al que es realmente importante para el negocio. A los empresarios que se encuentran en esta situación, los acostumbro a dar diez consejos destinados a ganar este tiempo y dedicarse a la estrategia:
1. La manera más inteligente de utilizar tu tiempo es decidir el que es más importante, y después hacerlo. En otras palabras, siempre hay que poner primero el primero.
2. Valora cada tarea y pregúntate "esto me acerca al logro de mis objetivos?" Si la respuesta es "no", hazla después de haber hecho las otras tareas que sí que te acercan.
3. Recuerda la regla 80:20. Es decir, que el 20% del esfuerzo general genera el 80% de los resultados. Asegúrate de identificarlo todo en este grupo del 20%.
4. Utiliza el concepto anterior para establecer un orden de prioridades y una lista diaria de tareas a hacer.
5. Según Sir John Harvey-Jones, "los líderes sólo tienen que hacer aquello que sólo pueden hacer ellos ". Así que hazte la siguiente pregunta: "Qué parte de mi tiempo lo paso haciendo trabajo por la que estoy sobre-preparado? Multiplica esta cifra por el que vale una hora de tu tiempo para calcular el dinero que estás perdiendo cada año para ser ineficaz en la delegación. Y, después, multiplica esta cifra por el número de años hasta que te jubiles para obtener una estimación del dinero que puedes ahorrar si te conviertes en alguien que delega de manera más eficaz. Un golpe aterrado ante la idea de los centenares de miles de euros que estás perdiendo, puedes ponerte a trabajar en como delegar de manera adecuada.
6. Después de haber dominado el arte de la delegación, ayuda los otros a dominarlo también. De este modo todo el mundo podrá delegar gran parte de su carga de trabajo – el que te ahorrará una enorme cantidad de dinero y la creación de uno en torno a trabajo mucho más placiente.
7. Haz reuniones más rápidas, más eficaces y menos consumidoras de tiempos: hacerlas de pie (si procede), hacerlas a última hora de la tarde (tienden a ser mucho más cortas que por la mañana), envía una agenda escrita por adelantado (enfoca claramente los objetivos y muestra si es necesario que vayan todas las personas o por el contrario no hace falta) y acuerda un plan de acción antes de marchar.
8. Calcula tu prime-time, es decir, el momento del día en qué eres más creativo y productivo . Para mí es a primera hora de la mañana. Reserva esta parte del día para hacer tus tareas más importantes.
9. No pospongas las cosas, sobre todo las tareas que parecen difíciles o desagradables. Cómo Mark Twain dijo una vez: "Si tienes que comerte una rana, no lo hagas demasiado largo!".
10. Invierte en una grabadora portátil pequeña o una aplicación de móvil que te permita dictar cartas, por ejemplo y, el más importante, capturar todas aquellas grandes ideas que tienden a surgir en los momentos más insospechados. Hay aplicaciones como Evernote que te permiten tomar notas, hacer fotografías o desar cortes de voz e forma ordenada.
Oriol López es asesor de empresas
