Todavía quedan empresas obsoletas

Vivimos en un mundo de cambio continuado y constando, y las empresas también se tienen que adaptar a los nuevos tiempos. Quien no recuerda el caso de la quiebra de Kodak? He aquí los requisitos que considero básicos para considerar una empresa como "obsoleta".

En Cataluña tendríamos que tomar buena nota para dejar atrás prácticas empresariales ya consideradas como muy arcaicas. Por ejemplo, todavía quedan empresas que utilizan el fax, señal que se han quedado a la Edad Media. El fax ya tendría que haber quedado totalmente sustituido por el correo electrónico, y en el caso de documentos firmados, por la utilización de la escànner. No tenemos que esperar ni desear que ningún proveedor y cliente dispongan.

Además, el teléfono no tiene que ser la única forma con que los clientes se tienen que poder comunicar con la empresa, ni tampoco se tiene que dejar de banda todas las comunicaciones que no sean intermediando el teléfono. Muchas empresas todavía priorizan este medio, y dejan "para el final del día la respuesta a los correos electrónicos". El departamento de atención al cliente tiene que tener la capacidad de atender reclamaciones, devoluciones, pedidos y en definitiva cualquier petición de los clientes, ya sea intermediando el teléfono, correo electrónico, y cada vez más las redes sociales, Twitter y Facebook. Justo es decir que una buena gestión de la reputación online de la empresa a las redes sociales tendría que ser una de las prioridades de cualquier departamento de atención al cliente.

Tampoco hay que tener 20 copias impresas del acta de la última reunión, ni imprimir todas las facturas, albaranes, recibidos de los proveedores, ni toda la documentación bancaria. Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de almacenamiento y gestión documental vía cloudcomputing tanto o más seguro que el archivo tradicional. El archivo mediante PDF o cualquiera otro gestor de documentos tiene que ser una realidad a cualquier empresa. La protección del medio ambiente y la utilización del papel reciclado está cogiendo un fuerte impulso, sobre todo en aquellas empresas que ya disponen de políticas RSC; además de suponer un gran ahorro para la empresa.

Además, todavía se utiliza el correo ordinario por mailings y facturación. Y es que dejando de banda los envíos de los tradicionales extractos bancarios (cada vez menos necesarios), la tecnología ha evolucionado bastante como para utilizar las redes sociales y el correo electrónico para comunicarse con proveedores, clientes o para hacer promociones y publicidad de nuestros productos. Los envíos masivos en papel o las promociones publicitarias vía fax tendrían que pasar a la historia. Si tu empresa todavía realiza estas enviadas, la obsolescencia es más que evidente.

Hay empresas en las cuales los trabajadores no tienen un horario laboral flexible. Al menos tendría que haber flexibilidad en la hora de entrada y salida al trabajo, si bien hoy en día ya existen sistemas de organización de los turnos laborales que permiten esta flexibilidad. Trabajar 15 horas en el día y priorizar o valorar aquellos trabajadores que realizan más presencia que no su productividad, forman parte de sistemas de trabajo anárquicos y poco competitivos en pleno siglo XXI.

El "liderazgo" no tiene que ser autoritario. Un líder nunca es autoritario, por lo tanto si quieres liderar, olvídate de "mandar". Los empleados tienen que estar muy motivados, tienen que ser escuchados y tienen que poder hacer aportaciones a la gestión del día a día de la empresa. Esta es una de las claves de las empresas competitivas. Atrás tiene que quedar el "mando y ordeno" más propio de épocas pasadas. El trabajador se tiene que sentir involucrado, muy valorado y tiene que disponer de unos buenos sistemas de comunicación con la dirección. Estas son herramientas básicas para fomentar la creatividad de la empresa, tan carecida a nuestro país.