25
de Juny
de
2014
Existeixen una sèrie d'eines que ens ajuden a canviar la dinàmica de les reunions i passar de la coneguda "reunionitis" a "reunions efectives". Abans d'entrar a parlar d'aquestes eines s'ha de fer una petita reflexió. Ens reunim per informar, per protocol, per cobrir l'expedient o realment volem obtenir una productivitat de les reunions que fem? Si la resposta és que volem una productivitat hem de canviar el concepte i passar a pensar en les reunions com un "treball en equip".
Un cop hem canviat la mirada i veiem les reunions com un treball en equip, hem de cuidar i treballar les tresfases de les reunions:
1. Abans de la reunió
D'aquesta primera fase destaquen l'agenda com a punt clau. Cal planificar l'agenda i enviar-la juntament amb la convocatòria de la reunió i tota la documentació necessària. Una agenda ben feta ha de contenir:
- Hora d'inici i hora de finalització.
- Definir un espai per a la introducció i la cloenda.
- Llistat de temes a tractar: prioritzem els més importants, establim un temps per cadascun dels temes i assignem un responsable. Aquests serien els punts bàsics tot i que, si a més indiquem si el tema és de debat o simplement informatiu i afegim un objectiu, tindrem una agenda realment completa.
- Establim uns espais de descans o breaks.
2. Durant la reunió
El primer aspecte a tractar abans de començar amb l'ordre del dia és revisar els acords de la reunió anterior. Si s'han complert o no, el motiu, en quina situació es troben, quines dificultats s'han trobat, comentar si es necessita ajuda, etc. A continuació es comencen a tractar els temes propis de l'agenda i, finalment es fa una acta.
En aquesta segona fase és on podem posar en pràctica una de les tècniques que es fan servir molt en coaching d'equips i que realment canvien la dinàmica de les reunions. Aquestes tècniques les podem dividir en "l'aquí i l'ara", que corresponen a l'espai que es desenvolupa la reunió i a les funcions que hi podem trobar.
Comencem per l'aquí, és a dir, per la gestió de l'espai. Les reunions s'acostumen a fer sempre a la mateixasala, a la mateixa taula de reunions on cada membre també acostuma a seure al mateixlloc i al costat del mateix company. Si observem com l'equip "seu" a la taula, obtindrem indicadors d'afinitats, antagonismes, coalicions, subgrups. Des d'on seiem és com veiem el món. Per tant, si ens canviem de lloc, també canvia la nostra perspectiva, el com rebem la informació i com percebem als nostres companys.
Així, un primer pas per canviar la dinàmica de la reunió és canviar a les persones de lloc. Tan simple i tan útil. Això és aplicable a reunionsperiòdiques a on normalment assisteixen les mateixes persones, com ara els Comitès de Direcció.
Si parlem de l'ara, parlem de la gestió del temps, dels ritmes i de les funcions. Aquesta tècnica és aplicable a qualsevol tipus de reunió.
Molt sovint ens trobem davant de reunions on és sempre el líder qui pren les decisions, fa de moderador, controla o descontrola el temps, fa l'acta, invita a participar, segueix l'agenda i un llarg etcètera, és a dir, una mena d'Home/Dona Orquestra. Ell/a ho fa tot. En aquests casos, a les reunions es respira un ambient de passivitat on ningú és responsable de res del que pugui passar durant la reunió i a més, tot és culpa del líder.
Si aquest és el cas de les vostres reunions, és el moment d'aplicar l'eina de les funcionsdelegades, que vol dir repartir o assignar rols als assistents: El primer rol delegat a tots és el de participar. Tots els assistents han de desenvolupar un rol, que és el de participar activament.
A partir d'aquí tenim una sèrie de rols a desenvolupar, rotatius entre tots els membres sense excepció i, que realment marcaran un abans i un després a les reunions.
El rol de moderador. És la persona responsable de promoure la participació, garanteix que no hi hagi desviacions improductives del tema que s'està tractant, que les interrupcions siguin limitades i que les relacions siguin fluides.
El rol de pressionar decisions. La seva responsabilitat és la de provocar i registrar les decisions presses. Les seves intervencions són del tipus: "bé i arribats a aquest punt, quina decisió prenem, què fem?".
El rol de l'accelerador del temps. La seva funció consisteix a ajudar a l'equip a mantenir el ritme, anuncia de forma regular el temps que porten dedicat i el que resta respecte al mateix temps que havien assignat aquell tema a l'agenda.
3. Després de la reunió
Enviem l'acta de la reunió i fem un seguiment dels acords. Aplicant aquestes tècniques facilitem la circulació de la informació, propiciem la delegació, millorem la corresponsabilitat i afavorim el repartiment del poder i la influencia dins de l'equip.
Tots els membres tenen un paper actiu a les reunions, que deixen de ser eternes i avorrides i passen a ser un "treball en equip" efectiu.
Un cop hem canviat la mirada i veiem les reunions com un treball en equip, hem de cuidar i treballar les tresfases de les reunions:
1. Abans de la reunió
D'aquesta primera fase destaquen l'agenda com a punt clau. Cal planificar l'agenda i enviar-la juntament amb la convocatòria de la reunió i tota la documentació necessària. Una agenda ben feta ha de contenir:
- Hora d'inici i hora de finalització.
- Definir un espai per a la introducció i la cloenda.
- Llistat de temes a tractar: prioritzem els més importants, establim un temps per cadascun dels temes i assignem un responsable. Aquests serien els punts bàsics tot i que, si a més indiquem si el tema és de debat o simplement informatiu i afegim un objectiu, tindrem una agenda realment completa.
- Establim uns espais de descans o breaks.
2. Durant la reunió
El primer aspecte a tractar abans de començar amb l'ordre del dia és revisar els acords de la reunió anterior. Si s'han complert o no, el motiu, en quina situació es troben, quines dificultats s'han trobat, comentar si es necessita ajuda, etc. A continuació es comencen a tractar els temes propis de l'agenda i, finalment es fa una acta.
En aquesta segona fase és on podem posar en pràctica una de les tècniques que es fan servir molt en coaching d'equips i que realment canvien la dinàmica de les reunions. Aquestes tècniques les podem dividir en "l'aquí i l'ara", que corresponen a l'espai que es desenvolupa la reunió i a les funcions que hi podem trobar.
Comencem per l'aquí, és a dir, per la gestió de l'espai. Les reunions s'acostumen a fer sempre a la mateixasala, a la mateixa taula de reunions on cada membre també acostuma a seure al mateixlloc i al costat del mateix company. Si observem com l'equip "seu" a la taula, obtindrem indicadors d'afinitats, antagonismes, coalicions, subgrups. Des d'on seiem és com veiem el món. Per tant, si ens canviem de lloc, també canvia la nostra perspectiva, el com rebem la informació i com percebem als nostres companys.
Així, un primer pas per canviar la dinàmica de la reunió és canviar a les persones de lloc. Tan simple i tan útil. Això és aplicable a reunionsperiòdiques a on normalment assisteixen les mateixes persones, com ara els Comitès de Direcció.
Si parlem de l'ara, parlem de la gestió del temps, dels ritmes i de les funcions. Aquesta tècnica és aplicable a qualsevol tipus de reunió.
Molt sovint ens trobem davant de reunions on és sempre el líder qui pren les decisions, fa de moderador, controla o descontrola el temps, fa l'acta, invita a participar, segueix l'agenda i un llarg etcètera, és a dir, una mena d'Home/Dona Orquestra. Ell/a ho fa tot. En aquests casos, a les reunions es respira un ambient de passivitat on ningú és responsable de res del que pugui passar durant la reunió i a més, tot és culpa del líder.
Si aquest és el cas de les vostres reunions, és el moment d'aplicar l'eina de les funcionsdelegades, que vol dir repartir o assignar rols als assistents: El primer rol delegat a tots és el de participar. Tots els assistents han de desenvolupar un rol, que és el de participar activament.
A partir d'aquí tenim una sèrie de rols a desenvolupar, rotatius entre tots els membres sense excepció i, que realment marcaran un abans i un després a les reunions.
El rol de moderador. És la persona responsable de promoure la participació, garanteix que no hi hagi desviacions improductives del tema que s'està tractant, que les interrupcions siguin limitades i que les relacions siguin fluides.
El rol de pressionar decisions. La seva responsabilitat és la de provocar i registrar les decisions presses. Les seves intervencions són del tipus: "bé i arribats a aquest punt, quina decisió prenem, què fem?".
El rol de l'accelerador del temps. La seva funció consisteix a ajudar a l'equip a mantenir el ritme, anuncia de forma regular el temps que porten dedicat i el que resta respecte al mateix temps que havien assignat aquell tema a l'agenda.
3. Després de la reunió
Enviem l'acta de la reunió i fem un seguiment dels acords. Aplicant aquestes tècniques facilitem la circulació de la informació, propiciem la delegació, millorem la corresponsabilitat i afavorim el repartiment del poder i la influencia dins de l'equip.
Tots els membres tenen un paper actiu a les reunions, que deixen de ser eternes i avorrides i passen a ser un "treball en equip" efectiu.