25
de Junio
de
2014
Existen una serie de herramientas que nos ayudan a cambiar la dinámica de las reuniones y pasar de la conocida "reunionitis" a "reuniones efectivas". Antes de entrar a hablar de estas herramientas se tiene que hacer una pequeña reflexión. Nos reunimos para informar, por protocolo, para cubrir el expediente o realmente queremos obtener una productividad de las reuniones que hacemos? Si la respuesta es que queremos una productividad tenemos que cambiar el concepto y pasar a pensar en las reuniones como un "trabajo en equipo".
Un golpe hemos cambiado la mirada y vemos las reuniones como un trabajo en equipo, tenemos que cuidar y trabajar las tresfases de las reuniones:
1. Antes de la reunión
De esta primera fase destacan la agenda como punto clave. Hay que planificar la agenda y enviarla junto con la convocatoria de la reunión y toda la documentación necesaria. Una agenda muy hecha tiene que contener:
- Hora de inicio y hora de fin.
- Definir un espacio para la introducción y la conclusión.
- Listado de temas a tratar: priorizamos los más importantes, establecemos un tiempo por cada uno de los temas y asignamos un responsable. Estos serían los puntos básicos a pesar de que, si además indicamos si el tema es de debate o simplemente informativo y añadimos un objetivo, tendremos una agenda realmente completa.
- Establecemos unos espacios de descanso o breaks .
2. Durante la reunión
El primer aspecto a tratar antes de empezar con la orden del día es revisar los acuerdos de la reunión anterior. Si se han cumplido o no, el motivo, en qué situación se encuentran, qué dificultades se han encontrado, comentar si se necesita ayuda, etc. A continuación se empiezan a tratar los temas propios de la agenda y, finalmente se hace una acta.
En esta segunda fase es donde podemos poner en práctica una de las técnicas que se usan mucho en coaching de equipos y que realmente cambian la dinámica de las reuniones. Estas técnicas las podemos dividir en "la aquí y la ahora", que corresponden enelespacio que se desarrolla la reunión y a las funciones quepodemos encontrar.
Empezamos por el aquí, es decir, por la gestión del espacio. Las reuniones se acostumbran a hacer siempre en la mismasala, a la misma mesa de reuniones donde cada miembro también acostumbra a sentar al mismolugar y junto al mismo compañero. Si observamos como el equipo "suyo" a la mesa, obtendremos indicadores de afinidades, antagonismes, coaliciones, subgrupos. Desde donde sentamos es como vemos el mundo. Por lo tanto, si nos cambiamos de lugar, también cambia nuestra perspectiva, el cómo recibimos la información y cómo percibimos a nuestros compañeros.
Así, un primer paso para cambiar la dinámica de la reunión es cambiar a las personas de lugar . Tan simple y tan útil. Esto es aplicable a reuniones periódicas donde normalmente asisten las mismas personas, como por ejemplo los Comités de dirección.
Si hablamos del ahora, hablamos de la gestión del tiempo, de los ritmos y de las funciones. Esta técnica es aplicable a cualquier tipo de reunión.
Muy a menudo nos encontramos ante reuniones donde es siempre el líder quién toma las decisiones, hace de moderador, controla o descontrola el tiempo, hace el acta, invita a participar, sigue la agenda y un largo etcétera, es decir, un tipo de Hombre/Mujer Orquesta. Él/a lo hace todo. En estos casos, a las reuniones se respira un ambiente de pasividad donde nadie es responsable de nada del que pueda pasar durante la reunión y además, todo es culpa del líder.
Si este es el caso de vuestras reuniones, es el momento de aplicar la herramienta de las funcionesdelegadas, que quiere decir repartir o asignar roles a los asistentes: El primer rol delegado a todos es el de participar . Todos los asistentes tienen que desarrollar un rol, que es el de participar activamente.
A partir de aquí tenemos una serie de roles a desarrollar, rotativos entre todos los miembros sin excepción y, que realmente marcarán un antes y uno después a las reuniones.
El rol de moderador . Es la persona responsable de promover la participación, garantiza que nohaya desviaciones improductivas del tema que se está tratando, que las interrupciones sean limitadas y que las relaciones sean fluidas.
El rol de presionar decisiones. Su responsabilidad es la de provocar y registrar las decisiones prisas. Sus intervenciones son del tipo: "bien y llegados a este punto, qué decisión tomamos, qué hagamos?".
El rol del acelerador del tiempo. Su función consiste a ayudar al equipo a mantener el ritmo, anuncia de forma regular el tiempo que traen dedicado y el que resta respecto al mismo tiempo que habían asignado aquel tema a la agenda.
3. Después de la reunión
Enviamos la acta de la reunión y hacemos un seguimiento de los acuerdos. Aplicando estas técnicas facilitamos la circulación de la información, propiciamos la delegación, mejoramos la corresponsabilitat y favorecemos el reparto del poder y la influencia dentro del equipo.
Todos los miembros tienen un papel activo a las reuniones, que dejan de ser eternas y aburridas y pasan a ser un "trabajo en equipo" efectivo.
Un golpe hemos cambiado la mirada y vemos las reuniones como un trabajo en equipo, tenemos que cuidar y trabajar las tresfases de las reuniones:
1. Antes de la reunión
De esta primera fase destacan la agenda como punto clave. Hay que planificar la agenda y enviarla junto con la convocatoria de la reunión y toda la documentación necesaria. Una agenda muy hecha tiene que contener:
- Hora de inicio y hora de fin.
- Definir un espacio para la introducción y la conclusión.
- Listado de temas a tratar: priorizamos los más importantes, establecemos un tiempo por cada uno de los temas y asignamos un responsable. Estos serían los puntos básicos a pesar de que, si además indicamos si el tema es de debate o simplemente informativo y añadimos un objetivo, tendremos una agenda realmente completa.
- Establecemos unos espacios de descanso o breaks .
2. Durante la reunión
El primer aspecto a tratar antes de empezar con la orden del día es revisar los acuerdos de la reunión anterior. Si se han cumplido o no, el motivo, en qué situación se encuentran, qué dificultades se han encontrado, comentar si se necesita ayuda, etc. A continuación se empiezan a tratar los temas propios de la agenda y, finalmente se hace una acta.
En esta segunda fase es donde podemos poner en práctica una de las técnicas que se usan mucho en coaching de equipos y que realmente cambian la dinámica de las reuniones. Estas técnicas las podemos dividir en "la aquí y la ahora", que corresponden enelespacio que se desarrolla la reunión y a las funciones quepodemos encontrar.
Empezamos por el aquí, es decir, por la gestión del espacio. Las reuniones se acostumbran a hacer siempre en la mismasala, a la misma mesa de reuniones donde cada miembro también acostumbra a sentar al mismolugar y junto al mismo compañero. Si observamos como el equipo "suyo" a la mesa, obtendremos indicadores de afinidades, antagonismes, coaliciones, subgrupos. Desde donde sentamos es como vemos el mundo. Por lo tanto, si nos cambiamos de lugar, también cambia nuestra perspectiva, el cómo recibimos la información y cómo percibimos a nuestros compañeros.
Así, un primer paso para cambiar la dinámica de la reunión es cambiar a las personas de lugar . Tan simple y tan útil. Esto es aplicable a reuniones periódicas donde normalmente asisten las mismas personas, como por ejemplo los Comités de dirección.
Si hablamos del ahora, hablamos de la gestión del tiempo, de los ritmos y de las funciones. Esta técnica es aplicable a cualquier tipo de reunión.
Muy a menudo nos encontramos ante reuniones donde es siempre el líder quién toma las decisiones, hace de moderador, controla o descontrola el tiempo, hace el acta, invita a participar, sigue la agenda y un largo etcétera, es decir, un tipo de Hombre/Mujer Orquesta. Él/a lo hace todo. En estos casos, a las reuniones se respira un ambiente de pasividad donde nadie es responsable de nada del que pueda pasar durante la reunión y además, todo es culpa del líder.
Si este es el caso de vuestras reuniones, es el momento de aplicar la herramienta de las funcionesdelegadas, que quiere decir repartir o asignar roles a los asistentes: El primer rol delegado a todos es el de participar . Todos los asistentes tienen que desarrollar un rol, que es el de participar activamente.
A partir de aquí tenemos una serie de roles a desarrollar, rotativos entre todos los miembros sin excepción y, que realmente marcarán un antes y uno después a las reuniones.
El rol de moderador . Es la persona responsable de promover la participación, garantiza que nohaya desviaciones improductivas del tema que se está tratando, que las interrupciones sean limitadas y que las relaciones sean fluidas.
El rol de presionar decisiones. Su responsabilidad es la de provocar y registrar las decisiones prisas. Sus intervenciones son del tipo: "bien y llegados a este punto, qué decisión tomamos, qué hagamos?".
El rol del acelerador del tiempo. Su función consiste a ayudar al equipo a mantener el ritmo, anuncia de forma regular el tiempo que traen dedicado y el que resta respecto al mismo tiempo que habían asignado aquel tema a la agenda.
3. Después de la reunión
Enviamos la acta de la reunión y hacemos un seguimiento de los acuerdos. Aplicando estas técnicas facilitamos la circulación de la información, propiciamos la delegación, mejoramos la corresponsabilitat y favorecemos el reparto del poder y la influencia dentro del equipo.
Todos los miembros tienen un papel activo a las reuniones, que dejan de ser eternas y aburridas y pasan a ser un "trabajo en equipo" efectivo.