21
de Maig
de
2014 - 03:30
En el llibre Meetings and Committee Procedure, Gordon R. Wainwright parla dels principals motius pels quals fracassen les reunions, entre els que destaquen:
- N'hi ha moltes i duren massa
- No es prenen decisions ràpides
- Es desenvolupen de forma poc adequada
- Hi ha reunions que no tenen una altra finalitat que la de reunir-se
- Tenen un alt cost ((€/hora de cada assistent cost oportunitat)
- Comencen tard i mai saps quan acaben
- Són reunions rutinàries on pràcticament ningú hi participa
- Tenen un inadequat repartiment del temps entre els participants
- Hi ha reunions que només busquen el consens o contràriament enfrontar als departaments
- Hi ha agendes ocultes
La "reunionitis" és un mal diagnosticat a moltes organitzacions, qualsevol tema a tractar és motiu per fer una reunió, tantes que la gent no les pren seriosament i per tant ni tenen agenda prèvia ni preparació.
L'agenda és el primer pas per fer una reunió amb èxit. Ha de tenir tots els punts a tractar, el temps que dedicarem a cadascun, en quin moment farem un descans (així evitem que s'agafin trucades, sortides de la sala en el moment menys oportú, etc, etc). Qui és el responsable de cada tema, quines decisions s'han de prendre i a quina hora acaba la reunió. I, evidentment enviar-la a tots els convocats amb antelació.
El segon punt bàsic és decidir els assistents. Hi ha organitzacions que convoquen a les persones a assistir a una reunió amb criteris d'estatus (només els Directors o els responsables dels departaments) quan la persona que més coneix el tema és precisament la que mai es convocada perquè no té cap posició directiva. Altres organitzacions convoquen per "no molestar a ningú", les reunions acaben sent una assemblea on és poc probable que es puguin prendre decisions de manera efectiva.
Per tant, abans de convocar una reunió es recomanable respondre aquestes preguntes:
- Realment és necessària?
- Quin és l'objectiu?
- Quins temes volem tractar? Quin temps donem a cadascun?
- Quines són les persones que han d'assistir? (ideal entre 5 i 9 persones). Es necessari doncs, fer una prèvia amb altres persones? Qui és el responsable de cada tema?
- Quin temps podem/volem dedicar? Valorem el preu
- Quina informació necessiten els assistents prèviament?
- Quines decisions/acords volem prendre?
- Què passa si no s'arriben a acords? Qui decidirà? Tenim un pla B?
- Qui fa l'acta de la reunió?
- Què fem després de la reunió? Com es materialitzen les decisions preses? Com farem el seguiment?
Si tenim en compte aquestes premisses, no només guanyarem en efectivitat de les nostres reunions, sinó que també revertirà de manera positiva en la resta de l'organització. Amb aquest canvi estem comunicant que l'organització respecte el temps de tots (deixarem de sentir comentaris del tipus "a la meva empresa saps quan comença una reunió però no quan acaba", "uff, reunió!, amb la feina que tinc").
Estem "modelant" com volem prendre decisions ja que quan els responsables dels departaments facin reunions seguiran aquest exemple. També estem comunicant que l'opinió dels professionals de l'empresa és tinguda en compte. Provoquen un efecte cascada de conscienciació i coresponsabilitat sobre els resultat, ja que els assistents a la reunió l'han de preparar i per això hauran d'implicar als seus equips. I sense dubtes, guanyarem en qualitat de vida, comencem a compartir responsabilitats.
- N'hi ha moltes i duren massa
- No es prenen decisions ràpides
- Es desenvolupen de forma poc adequada
- Hi ha reunions que no tenen una altra finalitat que la de reunir-se
- Tenen un alt cost ((€/hora de cada assistent cost oportunitat)
- Comencen tard i mai saps quan acaben
- Són reunions rutinàries on pràcticament ningú hi participa
- Tenen un inadequat repartiment del temps entre els participants
- Hi ha reunions que només busquen el consens o contràriament enfrontar als departaments
- Hi ha agendes ocultes
La "reunionitis" és un mal diagnosticat a moltes organitzacions, qualsevol tema a tractar és motiu per fer una reunió, tantes que la gent no les pren seriosament i per tant ni tenen agenda prèvia ni preparació.
L'agenda és el primer pas per fer una reunió amb èxit. Ha de tenir tots els punts a tractar, el temps que dedicarem a cadascun, en quin moment farem un descans (així evitem que s'agafin trucades, sortides de la sala en el moment menys oportú, etc, etc). Qui és el responsable de cada tema, quines decisions s'han de prendre i a quina hora acaba la reunió. I, evidentment enviar-la a tots els convocats amb antelació.
El segon punt bàsic és decidir els assistents. Hi ha organitzacions que convoquen a les persones a assistir a una reunió amb criteris d'estatus (només els Directors o els responsables dels departaments) quan la persona que més coneix el tema és precisament la que mai es convocada perquè no té cap posició directiva. Altres organitzacions convoquen per "no molestar a ningú", les reunions acaben sent una assemblea on és poc probable que es puguin prendre decisions de manera efectiva.
Per tant, abans de convocar una reunió es recomanable respondre aquestes preguntes:
- Realment és necessària?
- Quin és l'objectiu?
- Quins temes volem tractar? Quin temps donem a cadascun?
- Quines són les persones que han d'assistir? (ideal entre 5 i 9 persones). Es necessari doncs, fer una prèvia amb altres persones? Qui és el responsable de cada tema?
- Quin temps podem/volem dedicar? Valorem el preu
- Quina informació necessiten els assistents prèviament?
- Quines decisions/acords volem prendre?
- Què passa si no s'arriben a acords? Qui decidirà? Tenim un pla B?
- Qui fa l'acta de la reunió?
- Què fem després de la reunió? Com es materialitzen les decisions preses? Com farem el seguiment?
Si tenim en compte aquestes premisses, no només guanyarem en efectivitat de les nostres reunions, sinó que també revertirà de manera positiva en la resta de l'organització. Amb aquest canvi estem comunicant que l'organització respecte el temps de tots (deixarem de sentir comentaris del tipus "a la meva empresa saps quan comença una reunió però no quan acaba", "uff, reunió!, amb la feina que tinc").
Estem "modelant" com volem prendre decisions ja que quan els responsables dels departaments facin reunions seguiran aquest exemple. També estem comunicant que l'opinió dels professionals de l'empresa és tinguda en compte. Provoquen un efecte cascada de conscienciació i coresponsabilitat sobre els resultat, ja que els assistents a la reunió l'han de preparar i per això hauran d'implicar als seus equips. I sense dubtes, guanyarem en qualitat de vida, comencem a compartir responsabilitats.