21
de Mayo
de
2014 - 03:30
En el libro Meetings and Committee Procedure, Gordon R. Wainwright habla de los principales motivos por los cuales fracasan las reuniones, entre los que destacan:
- Hay muchas y duran demasiado
- No se toman decisiones rápidas
- Se desarrollan de forma poco adecuada
- Hay reuniones que no tienen otra finalidad que la de reunirse
- Tienen un alto coste ((€/hora de cada asistente coste oportunidad)
- Empiezan tarde y nunca sabes cuando acaban
- Son reuniones rutinarias donde prácticamente nadieparticipa
- Tienen un inadecuado reparto del tiempo entre los participantes
- Hay reuniones que sólo buscan el consenso o contrariamente enfrentar a los departamentos
- Hay agendas ocultas
La "reunionitis" es un mal diagnosticado a muchas organizaciones, cualquier tema a tratar es motivo para hacer una reunión, tantas que la gente no las toma seriamente y por lo tanto ni tienen agenda previa ni preparación.
La agenda es el primer paso para hacer una reunión con éxito. Tiene que tener todos los puntos a tratar, el tiempo que dedicaremos a cada uno, en qué momento haremos un descanso (así evitamos que se cojan llamadas, salidas de la sala en el momento menos oportuno, etc, etc). Quién es el responsable de cada tema, qué decisiones se tienen que tomar y a qué hora acaba la reunión. Y, evidentemente enviarla a todos los convocados con antelación.
El segundo punto básico es decidir los asistentes. Hay organizaciones que convocan a las personas a asistir a una reunión con criterios de estatus (sólo los Directores o los responsables de los departamentos) cuando la persona que más conoce el tema es precisamente la que nunca se convocada porque no tiene ninguna posición directiva. Otras organizaciones convocan para "no molestar a nadie", las reuniones acaban siendo una asamblea donde es poco probable que se puedan tomar decisiones de manera efectiva.
Por lo tanto, antes de convocar una reunión se recomendable responder estas preguntas:
- Realmente es necesaria?
- Cuál es el objetivo?
- Qué temas queremos tratar? Qué tiempo damos a cada uno?
- Cuáles son las personas que tienen que asistir? (ideal entre 5 y 9 personas). Se necesario pues, hacer una previa con otras personas? Quién es el responsable de cada tema?
- Qué tiempo podemos/queremos dedicar? Valoramos el precio
- Qué información necesitan los asistentes previamente?
- Qué decisiones/acuerdos queremos tomar?
- Qué pasa si no se llegan a acuerdos? Quién decidirá? Tenemos un plano B?
- Quién hacelaacta de la reunión?
- Qué hagamos después de la reunión? Cómo se materializan las decisiones tomadas? Cómo haremos el seguimiento?
Si tenemos en cuenta estas premisas, no sólo ganaremos en efectividad de nuestras reuniones, sino que también revertirá de manera positiva en el resto de la organización. Con este cambio estamos comunicando que la organización respeto el tiempo de todos (dejaremos de sentir comentarios del tipo "a mi empresa sabes cuando empieza una reunión pero no cuando acaba", "uff, reunión!, con el trabajo que tengo").
Estamos "modelando" cómo queremos tomar decisiones puesto que cuando los responsables de los departamentos hagan reuniones seguirán este ejemplo. También estamos comunicando que la opinión de los profesionales de la empresa es tenida en cuenta. Provocan un efecto cascada de concienciación y corresponsabilidad sobre los resultado, puesto que los asistentes a la reunión lo tienen que preparar y por eso tendrán que implicar a sus equipos. Y sin dudas, ganaremos en calidad de vida, empezamos a compartir responsabilidades.
- Hay muchas y duran demasiado
- No se toman decisiones rápidas
- Se desarrollan de forma poco adecuada
- Hay reuniones que no tienen otra finalidad que la de reunirse
- Tienen un alto coste ((€/hora de cada asistente coste oportunidad)
- Empiezan tarde y nunca sabes cuando acaban
- Son reuniones rutinarias donde prácticamente nadieparticipa
- Tienen un inadecuado reparto del tiempo entre los participantes
- Hay reuniones que sólo buscan el consenso o contrariamente enfrentar a los departamentos
- Hay agendas ocultas
La "reunionitis" es un mal diagnosticado a muchas organizaciones, cualquier tema a tratar es motivo para hacer una reunión, tantas que la gente no las toma seriamente y por lo tanto ni tienen agenda previa ni preparación.
La agenda es el primer paso para hacer una reunión con éxito. Tiene que tener todos los puntos a tratar, el tiempo que dedicaremos a cada uno, en qué momento haremos un descanso (así evitamos que se cojan llamadas, salidas de la sala en el momento menos oportuno, etc, etc). Quién es el responsable de cada tema, qué decisiones se tienen que tomar y a qué hora acaba la reunión. Y, evidentemente enviarla a todos los convocados con antelación.
El segundo punto básico es decidir los asistentes. Hay organizaciones que convocan a las personas a asistir a una reunión con criterios de estatus (sólo los Directores o los responsables de los departamentos) cuando la persona que más conoce el tema es precisamente la que nunca se convocada porque no tiene ninguna posición directiva. Otras organizaciones convocan para "no molestar a nadie", las reuniones acaban siendo una asamblea donde es poco probable que se puedan tomar decisiones de manera efectiva.
Por lo tanto, antes de convocar una reunión se recomendable responder estas preguntas:
- Realmente es necesaria?
- Cuál es el objetivo?
- Qué temas queremos tratar? Qué tiempo damos a cada uno?
- Cuáles son las personas que tienen que asistir? (ideal entre 5 y 9 personas). Se necesario pues, hacer una previa con otras personas? Quién es el responsable de cada tema?
- Qué tiempo podemos/queremos dedicar? Valoramos el precio
- Qué información necesitan los asistentes previamente?
- Qué decisiones/acuerdos queremos tomar?
- Qué pasa si no se llegan a acuerdos? Quién decidirá? Tenemos un plano B?
- Quién hacelaacta de la reunión?
- Qué hagamos después de la reunión? Cómo se materializan las decisiones tomadas? Cómo haremos el seguimiento?
Si tenemos en cuenta estas premisas, no sólo ganaremos en efectividad de nuestras reuniones, sino que también revertirá de manera positiva en el resto de la organización. Con este cambio estamos comunicando que la organización respeto el tiempo de todos (dejaremos de sentir comentarios del tipo "a mi empresa sabes cuando empieza una reunión pero no cuando acaba", "uff, reunión!, con el trabajo que tengo").
Estamos "modelando" cómo queremos tomar decisiones puesto que cuando los responsables de los departamentos hagan reuniones seguirán este ejemplo. También estamos comunicando que la opinión de los profesionales de la empresa es tenida en cuenta. Provocan un efecto cascada de concienciación y corresponsabilidad sobre los resultado, puesto que los asistentes a la reunión lo tienen que preparar y por eso tendrán que implicar a sus equipos. Y sin dudas, ganaremos en calidad de vida, empezamos a compartir responsabilidades.