La frase "Houston, tenim un problema" s'ha popularitzat des de fa cinquanta anys, fruit d'una missió accidentada de l'Apolo 13 a l'espai i que s'utilitza per relatar una situació de tensió davant d'un imprevist. Un malestar generalitzat que en aquesta ocasió afecta al 70% dels treballadors, però per un motiu ben diferent: s'enfronten a reunions "inútils" i molts d'ells "no saben exactament el motiu pel qual se'ls ha convocat". La ‘reunionitis’ és una de les amenaces més grans per la productivitat de les empreses catalanes que allunya el temps de treball en solitari, provoca més hores extres, esgotament i també pèrdua de la creativitat. Un fenomen en auge que no té fre i que per a molts experts s'ha de combatre d'arrel.
"Gran part de la meva jornada laboral la dedico a moltes reunions que són repetitives, innecessàries i que acaben sense conclusions o accions", explica Montserrat Alonso, project manager d'una multinacional de productes d'oficina. "A més, moltes d'elles poden durar més de dues hores, ningú pren notes i no es finalitza amb conclusions per veure si tothom va alineat", continua la professional. De fet, un fenomen que es pot constatar com a repetitiu és el que es coneix com a "reunions d’estatus", en les quals se segueixen diàriament o setmanalment si s'han portat a terme les tasques d'un projecte. I a vegades no hi ha cap novetat.
Un altre factor interessant és el ghosting en les reunions. És a dir, per a Yulia F., cap de comunicació d'una multinacional del sector automobilístic, molts membres no es presenten a les reunions, que podria ser per culpa de l'elevat nombre de reunions en una setmana o pel rol que hi té cadascú. "És pitjor que la cancel·lació de cites de l'aplicació Bumble", apunta amb humor l’experta. Fins i tot, en alguna ocasió, en el cas d'una reunió virtual molts treballadors desactiven la càmera i aprofiten per esmorzar o avançar altres temes que consideren més productius.
Els "reis" de les ‘reunionitis’
Els alts executius, segons un estudi de Harvard Business School, són els perfils més afectats per la ‘reunionitis’. En general, un directiu pot arribar a passar fins al 80% de la jornada laboral assistint a reunions. Aquesta dada és inquietant per a la productivitat, sobretot quan es tracta de reunions que no aporten valor, ja que implica que el directiu només dedica de mitjana dues hores de la jornada laboral al treball en solitari.
El 70% dels treballadors catalans confessa que s'enfronten a reunions "inútils" i molts d'ells "no saben exactament el motiu pel qual se'ls ha convocat"
Ara bé, alguns treballadors apunten a VIA Empresa que també hi ha perfils en els entorns laborals que necessiten "omplir-se la jornada de reunions", per justificar tasques i sou. Però que la majoria són evitables, però per “jerarquia no s’hi poden oposar”.
La clau ideal per combatre la 'reunionitis'
En primer lloc, hi ha moltes reunions que es poden evitar. Yulia F. té clar que si es desvelés tot el que cobra per hora cada membre que participa en la reunió es finalitzaria en deu minuts la trobada. "Imagina que a mitja reunió sortís projectat a la pantalla el salari de cadascú, es quedarien en shock". "Si molts d’ells es quedarien bocabadats en veure les xifres, imagina el que també succeiria en els consells directius que s'allarguen hores divagant de temes que potser no són crucials o estratègics".
Yulia F. (comunicadora): "Si es desvelés tot el que cobra per hora cada membre que participa en la reunió es finalitzaria en deu minuts la trobada"
Altres aspectes crucials per combatre la ‘reunionitis’ tenen a veure amb preparar una agenda prèvia amb els temes a tractar i cronometrar-ho. Experts laborals confessen que la reunió ideal hauria de ser de menys d'una hora, ja que si duren entre dues o tres hores és un "indicador clar que l'organitzador no sap exactament el que vol". Un altre element que fomenta la ‘reunionitis’ és que "ser més de sis persones" a la trobada - exceptuant alguna situació en concret- pot ser un indicador que l'organitzador no sap exactament amb qui hauria de tractar el tema en qüestió.
De fet, ja ho deia el consultor de negocis Peter Drucker: “una empresa amb excessives reunions és una empresa malalta”. I, si fem cas de les últimes estadístiques en què el 90% de les empreses confessa que han augmentat el nombre de reunions, mentre que el 70% dels treballadors les considera “innecessàries”... significa que "Houston, tenim un problema".