El teletrabajo, una cosa que a menudo parecía una ocurrencia de los que pretendían escabullirse de las 'buenas costumbres de toda la vida', ahora podría salvar vuestra empresa.
Desgraciadamente, también puede pasar que el teletrabajo no nos salve; a las crisis, sólo tenemos el control una pequeña parte de las circunstancias y de los remedios. Bien, en realidad, siempre controlamos sólo una ínfima parte de lo que nos afecta. Nos consolamos en la empatía, que también va escasa.
El caso es que, supervivientes o no, muchos de nosotros nos habremos tomado seriamente el trabajo por primera vez. Es muy posible que no haya ido muy bien, pero era mejor que nada. Algunos de los que tengan una mala experiencia, quizás pensarán que "ya lo decía yo" y harán lo que se conoce como el efecto Pigmalión, o una profecía autocomplerta. Mi intención es convertirla en una profecía autofrustrada, esto es, una predicción que sea la causa de que no se cumpla; que cuando pase el trance actual y nos digan que "el teletrabajo no es viable", la experiencia de estos días nos enseñe qué hay que hacer para que sí lo sea, viable.
Para que las profecías negativas con el teletrabajo se cumplan, hay que creer que para empezar basta entregar portátiles, alquilar un Dropbox, asegurarse que todo el mundo tiene Skype y una conexión decente, cosa que se puede saber porque dicen que en casa ven Netflix. Para sentirse seguros, quizás algunos incluyan una VPN en el lote.
Sí después del portátil, el Dropbox, la conexión, las videoconferencias y la VPN resulta que el teletrabajo es un dolor, ¿habrá pasado porque no es viable? No. Una parte importante de la tecnología digital se encuentra en un punto de madurez que, si no funciona, es por motivos orgánicos de organización. Las herramientas de teletrabajo son bastante maduras y las conexiones bastante estables y potentes -crucemos los dedos.
Para conseguir teletrebajar con un éxito razonable, hay que crear un nuevo método a cinco bandas: los empleados, los directivos, la empresa, los hogares y los clientes. No pasará en sólo una semana, y mucho menos si está marcada por algo tan gordo como un confinamiento general por muerte de una pandemia.
Cuando el teletrabajo entra en la empresa, hace falta que lo haga poco a poco. Iteración trás iteración. Se puede empezar por un grupo coherente que se entienda con facilidad a la hora de seguir hilos. Primero tendrían que teletrabajr las personas que tienen el ambiente más tranquilo en casa. Sólo un día a la semana. Su experiencia servirá para escoger software de trabajo en grupo y adaptar los procesos -o el software.
"Cuando el teletrabajo entra a la empresa, hace falta que lo haga poco a poco. Iteración trás iteración"
Sabremos que el camino es correcto a medida que haya que recorrer menos a menudo a algunas herramientas, como las videoconferencias, los chats y las llamadas. Dicho de otra manera: que haya que hablar a menudo en directo para resolver imprevistos, es una pista sobre que hay que mejorar en el flujo del trabajo. Las videoconferencias son necesarias porque el contacto visual es muy importante, pero tienen que tener un horario fijado, regular, y ser breves. Sirven para sincronizar el equipo, intercambiar ideas e impresiones; para pedir ayuda y ofrecerla.
El tamaño de los equipos influye en su agilidad, y el teletrabajo pedirá ser ágiles. Un equipo pequeño pasa menos tiempo gestionando las personas y más tiempo haciendo lo que se tiene que hacer. El Two-Pizza Rule (la regla de las dos pizzas) es de Jeff Bezos -fundador de Amazon- y dice que un equipo bien dimensionado no tiene que necesitar más de dos pizzas a la hora de comer. Si en la empresa no podemos hacer equipos tan pequeños, quizás hay que cambiar la organización hasta conseguirlo, y después teletrebajar.
Cuando todo ello empieza a funcionar razonablemente bien con los primeros trabajadores -que son los que tenían los ambientes más favorables en casa- es porque todo el equipo está familiarizado con las herramientas y los flujos. Han visto que algunas cosas que parecían fáciles, en realidad no lo son tanto. Por ejemplo, sentirse cómodo y participativo en una videoconferencia. Son diferentes a las reuniones presenciales de siempre; habrá habido que aprender un poco del negocio audiovisual: hace falta que alguien modere y mantenga el ritmo; no siempre es fácil conseguir una buena iluminación a cualquier hora del día; nunca nos gustamos en pantalla; conseguir no pisarse es difícil. Afortunadamente, el software puede ayudar con cosas tan simples como un botón para pedir la palabra al moderador o desenfocar el fondo, y que así nadie se distraiga con la evolución del sentido del interiorismo de los demás. El Diablo está en los pequeños detalles.
La siguiente fase consiste en añadir al teletrabajo persones con ambientes más complejos en casa. La presencia de hijos pequeños -o no tanto pequeños- solo ser un reto importante. Si se planifica bien -y un tiempo inicial se limita a un día a la semana- podemos dejar para casa los trabajos más compatibles con las interrupciones, así el aterrizaje será más fácil porque habrá tiempo para explicar a los hijos la nueva situación. Adaptar la familia al teletrabajo no es un extra, sino una inversión esencial para conseguir que el proyecto funcione. Hay que hacerla bien y con paciencia.
"Adaptar la familia al teletrabajo no es un extra, sino una inversión esencial para conseguir que el proyecto funcione"
Podría ser que, al final, hiciera falta teletrebajar fuera de casa, cosa que no significaría ningún fracaso. ¿Hay espacios de coworking cerca de de casa o de la escuela? No es ninguna mala opción. De hecho, personas que en casa no tienen ninguna interrupción quizás también prefieren salir para teletrabajar, pues cambiar de ambiente ayuda a cambiar de ritmo. Cada cual tiene sus tictacs, que hay que escuchar y seguir.
Se darán casos en los que habrá que hacer reformas en casa y comprar mobiliario, que no tiene por qué ser una mesa de oficina. De hecho, creo que los arquitectos e interioristas tienen mucho que aportar sobre cómo tienen que ser los espacios de trabajo digitales. En realidad, todavía todo está demasiado inspirado en la máquina de escribir Olivetti y los archivadores de papeleo. Estamos avezados a mesas de 90 pulgadas, llenas de papeles a la vista, y pantallas de sólo 19 con un solo papel o ventana a la vez. Si las pantallas fueran de 90 pulgadas y las mesas de 19, entonces posiblemente no imprimiríamos tanto.
Las sugerencias que acabo de hacer son de algunos métodos, pero hay más. Justo intento ilustrar que, si entramos sin método y en precario, tenemos demasiadas posibilidades de que pronto vuelva a imponerse la visión de las personas que creen que el teletrabajo no es viable. La emergencia de estos días está haciendo que demasiadas empresas entren en precario. Existen soluciones para desmontar cualquier objeción clásica: ¿no hay bastante VPNs para todo el mundo? ¿Son caras? Quizás no tendría que hacer falta ninguna VPN. Hay teorías -bastante razonables- que dicen que la seguridad del teletrabajo no va por aquí.
Cuando hayamos conseguido asimilar el teletrabajo, los beneficios para la empresa serán claros. Se abrirá una característica importantísima de la inmersión digital: ser globales, en este caso, a la hora de conseguir talento. Y quien sabe si también, de paso, podremos ser más globales a la hora de diseñar productos y conseguir nuevos clientes.
Mientras tanto, O'Reilly acaba de anunciar que cierra su negocio de conferencias. El motivo es la crisis del COVID-19, que les ha obligado a cancelar los acontecimientos de los próximos meses, pero se lo han pensado mejor y los cancelan todos. Poca broma, porque O'Reilly es relevante para la industria digital y sus congresos han tenido mucha influencia. A la postre, fue en una conferencia suya, del 2004, donde se hizo popular el concepto "web 2.0". No Abandonan el negocio de los encuentros en persona porque creen que la necesidad continuará. Buscarán cómo satisfacer la necesidad de los encuentros, pero de una forma nueva. El anuncio del cierre de las conferencias, recuerdan que su plataforma y su mensaje están sirviendo para ayudar empresas a luchar con la complejidad del teletrabajo y ayudar individualmente a desarrollar nuevas habilidades. Por todo ello, su nuevo mantra es "codificar y conquistar". El lema de can O'Reilly me recuerda que todo lo que pueda ser software será software; los centros de convenciones y conferencias, también. Y vuestras oficinas, ¿cuándo?
Dejo para el final el beneficio más importante del teletrabajo: avanzar contra el cambio climático. Ahorrar millones de desplazamientos supone una reducción importante del CO2, pero también del colapso diario del tráfico. Quizás podremos olvidar la necesidad de tener un coche en casa, y todos los gastos, incidentes y dolores de cabeza que supone. Los aparcamientos, sin uso, podrán tener otra utilidad. Lástima que a menudo sean lugares sin luz natural ni ninguna gracia, porque podrían convertirse en espacios de teletrabajo; fuera de casa pero no mucho.
Ojalá que el teletrabajo se quede cuando la pandemia haya marchado. Si nos lo proponemos, los errores de estos días se pueden convertir en profecías autofrustrades de los profetas que dijeron que no es viable.