Preparar una reunión es algo más que vestir bien y llegar puntual

T¿e has encontrado alguna vez dentro de una reunión en que no sabías de qué hablar? ¿Qué puedes hacer al respeto?

Hoy, mientras desayunábamos, mi hijo menor ha sacado un papel doblado de dentro de su bolsillo y me ha dicho que hoy no cogerá el móvil de la abuela cuando lo venga a recoger para llevárselo a casa. Le he pedido el motivo y ha desplegado el papel, donde había escrito las palabras: volcanes, Lyon, porterías y fiesta. ¿Por qué lo llevas escrito? le he preguntado. De este modo, tengo cosas para explicarle a la abuela y no cojo el móvil.

Esto me ha recordado a aquellas reuniones que todos hemos mantenido con clientes, trabajadores, socios o proveedores, que han durado más de la cuenta o que no han acabado de fluir debido a una mala preparación. Aquellas reuniones que nadie sabe muy bien porque se han convocado y cuando deben finalizar. ¿Te suenan?

Me reuní hace unas semanas con un empresario con quien tengo una buena relación y con quien todavía no había trabajado. A pesar de que otras veces ya habíamos almorzado juntos y hablado de negocios, esta fue la primera reunión de trabajo que mantuvimos y era una gran oportunidad para poder mostrar que lo puedo ayudar.

Dirige una empresa madiana del Vallès que factura cerca de 30 millones de euros, con un aumento de sus ingresos del 10% anual durante los últimos cinco años, si descontamos el año de la pandemia. Esto, en siete años, es doblar la cifra de ventas!

"La proactivitat se demuestra actuando, no hablando"

Aún así, cuando miras las empresas líderes de su sector te das cuenta de que el beneficio neto de esta empresa ronda el 3% cuando debería ser del 5%. Solo esto, para su empresa, representa una oportunidad perdida de medio millón de euros anuales que tendría que ser suficiente para encarar una reunión con él y proponer-le ayuda, pero yo sé que la proactivitat se demuestra actuando, no hablando; y es por eso que hice una cosa que creo que todo empresario tendría que hacer antes de reunirse con un potencial cliente de magnitud. Prepararme:

• Visité su web para ver los servicios que presta
• Miré en Internet noticias relevantes de su sector
• Obtuve sus datos financieros, comparados con los del sector, para analizarlos previamente
• Incluso, llamé a su empresa haciéndome pasar por un potencial cliente. En este caso, además, soy realmente un potencial cliente de su servicio, así que me lo tomé como una cosa personal.

Al reunirme con él, hablamos de todo esto y, como no podía ser de otro modo, se mostró interesado, no solo para aumentar este beneficio neto, sino también en aquellos factores que pueden ayudarlo a ir más allá del rendimiento financiero, como por ejemplo mejorar la experiencia de compra de sus clientes o la percepción que tiene el mercado de ellos.

"Estás en el negocio de las relaciones y éstas se desarrollan a través de la proactividad, que se demuestra siempre y en todas partes"

Me habrás oído decir alguna vez que seas al sector que seas, estás en el negocio de las relaciones, y que éstas se desarrollan a través de la proactividad, que se demuestra siempre y en todas partes. Mi hijo lo detectó, y su abuela acabó encantada; del mismo modo que yo tengo un nuevo cliente contento de poder mejorar todo aquello que le permitirá crecer en dinero y en valor.

Por eso, si en los próximos días o semanas tienes reuniones con potenciales clientes, prepáratelas. Toma papel y lápiz y anota todo aquello que creas que es importante para él.