Factura electrónica, o como ahorrar en tu negocio

La factura electrónicaya está muy consolidada entre proveedoras de las administraciones públicas. Esta es la conclusión que se extrae de los primeros meses de la entrada en vigor del envío de las facturas en formato electrónico desde el 15 de enero de este año a partir de la aplicación de la Ley 25/2013 del Estado. A pesar de las grandes dudas que generó este nuevo formato al principio, los datos y las experiencias de las empresas catalanas demuestran que su aplicación ha sido un revulsivo positivo en los sistemas de facturación con un ahorro económico, ecológico y también de tiempo, puesto que se ahorra papel y personal generando la factura a la vez que los cobros se demoran mucho menos.

Prueba de este éxito es el constante incremento mas detrás mes de las facturas electrónicas enviadas a las administraciones públicas de Cataluña. Hasta septiembre, 12.509 proveedores han entregado más de 1,2 millones de facturas electrónicas a través del servicio público catalán e.FACT.

Estas buenas sensaciones también las comparten Pimec y la Cámara de comercio de Barcelona, asssociacions empresariales que apoyan a la Generalitat para tramitar la factura electrónica, a través de las experiencias de sus socios. Las dos entidades corroboran las ventajas que proporciona este formato de factura y apuestan por su extensión entre todas las empresas. Para las administraciones públicas, las facturas de sus proveedores tienen que estar en archivo .xml y en el formato Facturae, hechos incompatibles con el sistema informático y de software empleado hasta ahora por la mayoría de empresas. Esta incompatibilidad informática y el hecho que cada administración pueda tener su propio punto general de entrada de facturas han sido los principales handicaps que se han encontrado los proveedores. Los puntos de entrada son una especie de azulejo de registro virtual donde los proveedores tienen que colgar las facturas llenando datos y campos concretos que se requieren y que pueden cambiar según la administración.

Por esta razón y con el fin de evitar el gasto que comporta crear un nuevo sistema propio de facturación, algunas instituciones públicas han puesto al alcance servicios gratuitos. Pero los defectos y complicaciones que a menudo comportan han hecho que otros organismos, como la patronal Pimec, haya puesto a disposición de las empresas su propio sistema, el Pimefactura, que ha tenido una buena acogida entre las empresas por su eficiencia. La patronal calcula que el nuevo formato de factura puede reducir hasta tres veces los plazos de pagos.

De las dudas iniciales al balance positivo 
"Nuestro sistema de gestión es del año 2000 y no lo hemos actualizado, cosa que es una limitación para generar archivos .xml", explica Jordi Flores, responsable de sistemas de información de Salicru , empresa de referencia en la fabricación de electrónica en potencia y socia de Pimec, situada en Santa Maria de Palautordera desde el año 1965. Flores explica que, debido a este problema, tuvieron que buscar un programa de facturación externo que los ayudara a hacer las facturas electrónicas, y optaron para utilizar Pimefactura de Pimec. "No ha sido fácil porque la ley era muy clara en el tipo de formato de las facturas, además que la libertad que se da a las administraciones para tener diferentes puntos de entrada hizo que al principio tuviéramos muchos problemas burocráticos", apunta Flores.

No obstante este inicio entrebancat, la empresa vallesana ha visto finalmente más ventajas que inconvenientes en el nuevo formato. "El que vemos es una ganancia en el hecho de poder facturar automáticamente a través de la red porque te ahorras papeles, personas ensobrando y haciendo envíos, y haces un seguimiento de la factura online para ver en qué sido se encuentra. El balance es positivo y seguiremos en esta línea", asegura Flores, que destaca las "facilidades" que ofrece Pimefactura porque cuelga automáticamente las facturas en su punto de entrada correspondiente.

En este sentido, Salicru puede ahorrar tiempo y dinero para centrarse en aspectos más importantes por el futuro de este negocio familiar nacido ahora hace 50 años como por ejemplo potenciar las exportaciones de sus productos. Actualmente, la empresa, que cuenta con cerca de 200 trabajadores a la planta vallesana, vende el 60% de la producción a todo el estado español y el 40% lo exporta, con el objetivo de equilibrar estas cifras al 50%. Con presencia de negocio además de 40 países, tiene filiales en Francia, México, Marruecos o China, entre otros, y factura cerca de 40 millones de euros anuales, invirtiendo un 5% del presupuesto cada año en R D. Una tendencia de crecimiento de la empresa que requiere innovación y herramientas tecnológicas (como por ejemplo la factura electrónica) para optimizar recursos y avanzar hacia el futuro.

Los datos avalan el nuevo formato electrónico 
La Ley 25/2013 marca que las empresas que facturen más de 5.000 euros en una factura tienen que enviar las facturas en formato electrónico. Sin embargo, los datos que muestra la e.FACT, el servicio de las administraciones públicas catalanas para la recepción de facturas electrónicas, indican que el 89% de las facturas recibidas son inferiores a esta cifra de 5.000 euros. De hecho, el 54% de estas empresas se han entregado a través de servicios de facturación externos, cosa que corrobora el hecho que queda mucho trabajo para hacer en la adaptación de los sistemas informáticos de las empresas al nuevo formato de facturación.

"La adaptación del empresario a la factura electrónica es un proceso de asimilación. Cuando ven que el resultado es positivo, maduran porque ven que cobran antes y que no tienen que tener a una persona última de los clientes. Este trámite permite tenerlo todo más controlado", explica Andreu Bru, director del departamento de soluciones TIC de Pimec. La patronal cuenta con cerca de 110.000 socios, mientras que unas 1.500 empresas utilizan su programa Pimefactura para elaborar facturas electrónicas. Bru calcula que, con la entrada en funcionamiento de la factura electrónica, el Gobierno español se puede haber ahorrado unos 24 millones de euros y los empresarios, cerca de 14 millones de euros.

Patronales y cámaras coinciden que los principales problemas que han tenido las empresas al principio para elaborar facturas electrónicas han sido el hecho de no tener el sistema informático de facturación adaptado, la desconeixença del fichero .xml y entender algunos campos obligatorios de llenar en la factura que piden las administraciones para admitirla a trámite, que a menudo varían según el punto de entrada.

Además, se requiere una firma digital que se tienen que instalar al sistema, a pesar de que la ley contempla que esta puede ser delegada. "Desde Pimec trabajamos porque algunos de estos campos dudosos se homogeneicen para facilitar el trabajo a los proveedores. Aún así, el balance que hacemos de la factura electrónica es positivo, puesto que está claro que es una ventaja por los empresarios", añade Bru, que asegura que durante el 2014 la patronal ha hecho más de 60 encuentros con empresas de todo el país para explicar este nuevo formato de factura.

"El primer balance que en estiércol es muy positivo. Algunas empresas, inclús, ya envían facturas electrónicas a otros clientes que no sean las administraciones porque ven sus beneficios. Muchos negocios no lo veían claro pero un golpe las han usado han quedado muy satisfechos del resultado", explica Vicente Atienza, responsable de proyectos TIC de la Cámara de comercio de Barcelona. El organismo, que cuenta con cerca de 200.000 socios, colabora con la Generalitat en la implementación de la factura electrónica. En su servicio telefónico de atención a las empresas (socias o no) reciben entre 150 y 200 llamadas mensuales.

La apuesta por el sistema propio de facturación 
"Nuestro problema fue que se aplicó estos tipos de formato demasiado de golpe y con mucho desconocimiento por parte de las empresas, y reformamos nuestro sistema informático para adaptarnos a la nueva normativa y tener nuestro propio sistema de generación de facturas", explica Eva Garcia, miembro del departamento de pedidos de Telic SAU, emprendida fabricando de dispositivos médicos y de productos cosméticos, entre otros, nacida en 1982 y situada en Bigues i Riells. La firma vallesana es miembro del Club Cámara (Cámara de comercio de Barcelona) y asistió a uno de los talleres organizados por el organismo sobre factura electrónica.

"Es cierto que a veces encuentras problemas de conexión y que los puntos de entrada dificulta la elaboración de las facturas al principio, pero el nuevo formato electrónico nos da agilidad y control del proceso de cobro, nos ahorra tiempos, papel y rato de trabajo. Hemos ganado mucho en la correcta tramitación de las facturas y esto es una apuesta de futuro", asegura Garcia. La empresa calcula que ya debe de haber enviado cerca de 3.500 facturas en formato electrónico desde que puso en marcha el nuevo sistema propio de facturación en abril, y calcula que emitirá unas 9.000 anuales, la mayoría de ellas inferiores a los 5.000 euros.

Además, Telic SAU dispone del portal B2BRouter de INVINET, la empresa de Consultoría y Servicios, que ofrece un servicio básico de emisión y recepción de factura electrónica sin coste por el usuario registrado. La firma vallesana cuenta con más de 80 trabajadores entre las instalaciones de Bigues y los comerciales y tiene una filial en Francia, mientras que el 42% de sus productos son exportados a 82 países de todo el mundo.

El futuro pasa por la informatización 
"Actualmente, hay servicios de facturación en linea que te permiten salir adelante sin invertir en un software propio. Si una parte importante de tus clientes provienen de las administraciones públicas, la factura electrónica vale mucho la pena porque es todo más ágil", asegura Flores. "Despacio, muchas empresas van teniendo sus programas informáticos al día adaptados al nuevo formato de facturación. Con datos en mano, nuestra recomendación es que el 100% de las facturas de todas las empresas, sea qué sea el importe, sean electrónicas", explica Bru.

"Para nosotros es muy recomendable que si una empresa genera muchas facturas, por muy bajo que sea el importe de cada una, utilice el formato electrónico porque ganará agilidad y ahorrará en muchos sientas", afirma Garcia. "Nuestro mensaje es que la factura electrónica es una mejora de la competitividad de las empresas. Los negocios tienen que invertir en la renovación de su sistema informático porque al final acabas ahorrando dinero. La tecnología es el futuro", concluye Atienza.