Claves para entender la nueva directiva europea sobre facturación electrónica

La directiva europea 2014/55/UE obliga a los estados de la UE a estar preparados para recibir y procesar este tipo de documento

Claves para entender la nueva directiva europea sobre facturación electrónica | iStock
Claves para entender la nueva directiva europea sobre facturación electrónica | iStock

El pasado mes de abril entró en vigor la directiva europea 2014/55/UE, que obliga a todas las administraciones públicas de los estados miembros de la Unión Europea a estar preparadas para recibir y procesar facturas electrónicas con un mismo formato determinado: el estándar europeo EN16931. Esta directiva, pensada únicamente para la recepción de facturas, es sólo un paso más hacia la normalización y la estandarización del uso de la factura electrónica en todos los ámbitos: el gubernamental (B2G), el empresarial (B2B), y el del consumidor final (B2C).

Más info: Como generar una factura electrónica?

A pesar de que para el sector privado esta directiva no supone ninguna obligatoriedad, sí que significa la posibilidad de empezar a utilizar la factura electrónica con todas las administraciones públicas de Europa y también en los otros ámbitos. De hecho, según la Agenda Digital de Europa, la facturación electrónica es una prioridad política para la Unión Europea.

Pero... qué es realmente la factura electrónica?

Una factura electrónica no es más que una factura que se expide y se recibe en un formato electrónico y que tiene la misma validez legal que las tradicionales facturas en papel. Por lo tanto, va más allá de un email con un pdf; una factura, cuando es electrónica, tiene que garantizar la integridad de su contenido, la autenticación de su emisor y mostrarse en un formato estructurado. Y tiene que ser legalmente válida a ojos de la autoridad tributaria del país emisor.

La factura electrónica en el sector privado (B2B)

Como pasa a menudo, el sector privado saca años de ventaja a las administraciones públicas en la implantación de la facturación electrónica y el intercambio electrónico de transacciones entre empresas. Muchas empresas e industrias encontraron en la factura electrónica una vía hacia el ahorro y la eficiencia en sus departamentos administrativos. De hecho, en 2002 Europa ya creó el marco legislativo para permitir que las empresas pudieran intercambiar facturas electrónicamente con las mismas garantías legales y fiscales que cuando lo hacían en papel.

Así se abrió el camino hacia la transformación digital de los departamentos de administración de muchas grandes empresas en las industrias del retail, la restauración, la hoteleria o el turismo entre otros. Estas industrias han consolidado el uso de la facturación electrónica como un estándar y han logrado porcentajes de digitalización superiores al 80%. En países como España, el uso de la factura electrónica en estos verticales está ampliamente implantado y normalizado; en realidad, España es uno de los países con mayor implantación de factura electrónica entre empresas.

El sector privado saca años de ventaja a las administraciones públicas en la implantación de la facturación electrónica

La transformación digital en los departamentos de administración de nuestras empresas se traduce en importantes ahorros y eficiencias. La factura electrónica, más allá de los beneficios propios de la desmaterialización (ahorro en papel, archivo físico del histórico de facturas, etc.), permite la automatización de los principales procesos asociados: conciliación, resolución de disputas, contabilización e inclús enlazar con sistemas de pago electrónico.

La factura electrónica con las administraciones públicas (B2G)

Con la entrada en vigor de la directiva europea, ahora es el momento para que todas las administraciones públicas se pongan al nivel del sector privado y garanticen que las empresas puedan trabajar con ellas electrónicamente y beneficiarse así de las ventajas de la digitalización. El uso de la factura electrónica también responde a dos necesidades específicas: por un lado el principio de transparencia con el que desde hace años trabajan las administraciones públicas; y, por el otro, el principal objetivo de garantizar la puntualidad en los pagos de todos los proveedores, mejorando así también la tesorería de las empresas que trabajan para las administraciones públicas.

Y si bien el ahorro y las eficiencias son los drivers principales cuando dos empresas hablan de facturación electrónica, cuando habla la administración pública lo hace en términos de fiscalización y lucha contra el fraude fiscal.

La factura electrónica en Europa y en todo el mundo

España es uno de los varios países europeos donde la factura electrónica ya hace tiempo que está implantada y normalizada a escala gubernamental. De hecho, desde 2015 cualquier proveedor del Estado español, y de todo el resto de administraciones públicas subordinadas, está obligado a utilizar la factura electrónica cuando se trata de un importe superior a 5000 euros.

Otros países donde también se tiene que facturar electrónicamente a las empresas públicas son: Francia, Noruega, Suecia, Finlandia, Bélgica, Países Bajos, Suiza, Dinamarca, Lituania, República Checa, Austria, Eslovenia, Grecia, Italia.

Cualquier proveedor del Estado español, y de todo el resto de administraciones públicas subordinadas, está obligado a utilizar la factura electrónica cuando se trata de un importe superior a 5000 euros

El auge de la factura electrónica en Europa, pero también al resto del mundo, es un hecho: muchos países latinoamericanos ya han adoptado la factura electrónica obligatoria en todos los ámbitos con un objetivo principal común: luchar contra el fraude fiscal.

Italia es el primer país comunitario al implantar un modelo de facturación electrónica clearance (que implica la autorización previa de la factura por parte de la administración) desde el 1 de enero del 2019. Esto significa que tanto la emisión como la recepción B2G y B2B se tiene que hacer, obligatoriamente, mediante la factura electrónica. Además, Italia está trabajando en un sistema de información inmediata para los comercios que obligará a informar diariamente de todas las transacciones con clientes finales a partir de este mes de julio.

Italia es el primer país comunitario al implantar un modelo de facturación electrónica clearance, que implica la autorización previa de la factura por parte de la administración

En este sentido, en el mundo existen dos modelos de facturación electrónica: el clearance y el post-audit. Los países latinoamericanos han apostado mayoritariamente por el modelo clearance, mientras que Europa hasta ahora se había inclinado por el modelo post-audit, en que cualquier control eventual de las facturas por parte de la administración será posterior.

Muchos países europeos ya ha legislado para simplificar y estandarizar el uso de la factura electrónica en el ámbito público, siguiendo la tendencia global. Extender esta tendencia entre las empresas privadas es cuestión de tiempo y es posible que más temprano que tarde otros estados miembros de la Unión Europea sigan el modelo italiano e instauren la obligatoriedad universal de la factura electrónica.

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