De cara al 2024, la majoria de les previsions apunten que anem cap a una desacceleració del creixement de l’activitat econòmica. La Cambra de Comerç de Barcelona, per exemple, preveu que l’economia catalana tancarà el 2023 amb un creixement del 2,3%, però que el 2024 el creixement serà menor (1,8%). En l'àmbit d’Espanya, les previsions pel 2024 són similars (amb previsions de creixement que oscil·len entre l'1,4% de l’OCDE i el 2% que preveu el Govern espanyol). La bona notícia d’aquestes dades és que són nivells de creixement que permetran continuar creant ocupació, però la mala notícia és que es tracta d’una desacceleració i, per tant, cal prendre precaucions i cordar-se bé el cinturó.
Per això, un aspecte a repensar és com fem els pressupostos i el més perillós és fer-los inercialment, donant per bo el que s’ha fet en els anys anteriors. Quan passem per anys complicats com els que estem vivint, és el millor moment per a pressupostar, especialment les despeses, pensant en el que convé a partir d’ara i no en incrementar les despeses de l’any anterior incorporant la inflació i qui dies passa any empeny. I això afecta tant les empreses com al sector públic. Per això, és fonamental utilitzar el plantejament del pressupost en base zero. Aquesta tècnica la va idear Peter Pyhrr, directiu de Texas Instruments a Dallas (Estats Units) en 1970 i es va fer famosa en 1973, quan Jimmy Carter, aleshores Governador de l’estat de Georgia, li va demanar que ho implantés a l’Administració de l’estat.
És crucial comprendre que un pressupost en base zero no significa una reducció indiscriminada de les despeses. Més aviat, implica una revisió a fons de cada partida
L’experiència va ser molt exitosa aconseguint millorant l’eficiència del pressupost amb reduccions importants (de més del 50%) de determinades partides, per una banda, i amb augments importants del rendiment i qualitat dels serveis públics, per l’altra. Tres anys més tard, quan Jimmy Carter va ser elegit president dels Estats Units també va adoptar la mateixa tècnica als pressupostos federals. Des d’aleshores moltes empreses privades i públiques, i també moltes Administracions de tot el món utilitzen la tècnica del pressupost en base zero. I arran de la covid-19, sobretot entre 2020 i 2022, moltes empreses varen recuperar la tècnica, que va contribuir a superar moments molt complicats.
El pressupost en base zero implica una redefinició radical dels pressupostos. Cada despesa s'avalua des de zero, euro a euro, amb l'objectiu de justificar la seva existència, independentment del que s’ha fet fins ara. Aquest model obliga cada àrea a demostrar la necessitat de cada euro gastat, eliminant la inèrcia que pot conduir a l’ineficiència. És crucial comprendre que un pressupost en base zero no significa una reducció indiscriminada de les despeses. Més aviat, implica una revisió a fons de cada partida, identificant les àrees on es poden fer ajustos per optimitzar els recursos i millorar l'eficiència operativa.
Per tant, és possible que hi hagi partides que es redueixin, però també d’altres que s’augmenten. La revisió permet identificar àrees ineficients, però també d’altres infradotades ales que cal posar-hi més recursos. En conjunt, segons McKinsey (2023), les empreses que apliquen aquesta tècnica redueixen els costos generals i d’administració entre un 10% i un 25%. Les claus d’èxit són, per una banda, disposar d’un equip de persones (en una petita empresa serà una sola persona d’administració o de gerència) que revisen totes les partides de cost. I, a més, cal el que es necessita sempre per a que qualsevol canvi tiri endavant:
- Lideratge.
- Bona comunicació, tant de la necessitat de la iniciativa com dels èxits que es vagin aconseguint.
- Aconseguir el compromís de tot l’equip humà promovent la seva participació i els seus suggeriments.
- Establir incentius relacionats amb el rendiment.
I un aspecte molt important: el client no s’ha d’assabentar que s’estan optimitzant costos. Per tant, no s’ha de veure afectada la qualitat del producte ni del servei.
En definitiva, tenim un bon repte pel 2024, tant a les empreses com a les Administracions, es tracta d’aconseguir la quadratura del cercle, millorant l’eficiència i la competitivitat, però maximitzant la satisfacció de l’equip humà i la dels clients o usuaris dels nostres serveis.