De cara al 2024, la mayoría de las previsiones apuntan que vamos hacia una desaceleración del crecimiento de la actividad económica. La Cambra de Comerç de Barcelona, por ejemplo, prevé que la economía catalana cerrará el 2023 con un crecimiento del 2,3%, pero que en 2024 el crecimiento será menor (1,8%). En el ámbito de España, las previsiones para el 2024 son similares (con previsiones de crecimiento que oscilan entre el 1,4% de la OCDE y el 2% que prevé el Gobierno español). La buena noticia de estos datos es que son niveles de crecimiento que permitirán seguir creando empleo, pero la mala noticia es que se trata de una desaceleración y, por tanto, hay que tomar precauciones y apretarse bien el cinturón.
Por eso, un aspecto a replantear es como elaboramos los presupuestos, y lo más peligroso es hacerlos de manera inercial, dando por válido lo que se ha hecho en los años anteriores. Cuando pasamos por años complicados como los que estamos viviendo, es el mejor momento para presupuestar, especialmente los gastos, pensando en lo que conviene a partir de ahora y no en incrementar los gastos del año anterior incorporando la inflación y quien día pasa, empuja el año. Y esto afecta tanto a las empresas como al sector público. Por ello, es fundamental utilizar el planteamiento del presupuesto en base cero. Esta técnica la ideó Peter Pyhrr, ejecutivo de Texas Instruments en Dallas (Estados Unidos) en 1970 y se hizo famosa en 1973, cuando Jimmy Carter, entonces Gobernador del estado de Georgia, le pidió que lo implantara en la Administración del estado.
Es crucial comprender que un presupuesto en base cero no significa una reducción indiscriminada de los gastos. Más bien, implica una revisión a fondo de cada partida
La experiencia fue muy exitosa, logrando mejorar la eficiencia del presupuesto con reducciones importantes (de más del 50%) de determinadas partidas, por un lado, y con aumentos significativos del rendimiento y calidad de los servicios públicos, por el otro. Tres años más tarde, cuando Jimmy Carter fue elegido presidente de los Estados Unidos, también adoptó la misma técnica en los presupuestos federales. Desde entonces, muchas empresas privadas y públicas, y también muchas administraciones de todo el mundo, utilizan la técnica del presupuesto base cero. Y a raíz de la covid-19, especialmente entre 2020 y 2022, muchas empresas recuperaron la técnica, que contribuyó a superar momentos muy complicados.
El presupuesto base cero implica una redefinición radical de los presupuestos. Cada gasto se evalúa desde cero, euro a euro, con el objetivo de justificar su existencia, independientemente de lo que se haya hecho hasta ahora. Este modelo obliga a cada área a demostrar la necesidad de cada euro gastado, eliminando la inercia que puede conducir a la ineficiencia. Es crucial entender que un presupuesto base cero no significa una reducción indiscriminada de los gastos. Más bien, implica una revisión a fondo de cada partida, identificando las áreas donde se pueden hacer ajustes para optimizar los recursos y mejorar la eficiencia operativa.
Por lo tanto, es posible que haya partidas que se reduzcan, pero también otras que se aumenten. La revisión permite identificar áreas ineficientes, pero también otras subdotadas a las que hay que asignar más recursos. En conjunto, según McKinsey (2023), las empresas que aplican esta técnica reducen los costos generales y de administración entre un 10% y un 25%. Las claves del éxito son, por un lado, contar con un equipo de personas (en una pequeña empresa será una sola persona de administración o de gerencia) que revise todas las partidas de costes. Y, además, se necesita lo que siempre se requiere para que cualquier cambio salga adelante:
- Liderazgo.
- Buena comunicación, tanto de la necesidad de la iniciativa como de los éxitos que se vayan logrando.
- Conseguir el compromiso de todo el equipo humano promoviendo su participación y sus sugerencias.
- Establecer incentivos relacionados con el rendimiento.
Y un aspecto muy importante: el cliente no debe enterarse de que se están optimizando costes. Por lo tanto, no se debe ver afectada la calidad del producto ni del servicio.
En definitiva, tenemos un buen desafío para el 2024, tanto en las empresas como en las administraciones. Se trata de conseguir la cuadratura del círculo, mejorando la eficiencia y la competitividad, pero maximizando la satisfacción del equipo humano y la de los clientes o usuarios de nuestros servicios.