Ovianta, la startup catalana que automatiza las citas médicas

Rubén Martín es un emprendedor que cofundó Playtomic, una aplicación y red social para la reserva de pistas y la gestión de deportes de raqueta, especialmente de pádel y tenis. Durante más de siete años, lideró el equipo de ingeniería y desarrollo tecnológico de la compañía. "Allí conocí a Alejandro Quintans, que tenía mucha experiencia en el sector de la salud, y nos dimos cuenta de que el volumen de llamadas y las cancelaciones de última hora generaban un auténtico lío en clínicas y hospitales, y saturaban al personal de recepción", explica Martín. De esta necesidad surgió la idea de crear una plataforma de inteligencia artificial basada en tecnología de agentes de voz para clínicas y hospitales, capaz de automatizar tareas rutinarias.

Así nació Ovianta, una plataforma que atiende automáticamente las llamadas de los pacientes, gestiona las citas y les hace seguimiento, entre otras tareas. Así, los usuarios pueden reservar, modificar o cancelar una cita, simplemente hablando, cuando llaman al centro. "Nosotros nos integramos con el software que ya tiene la clínica. No es una plataforma que obligue al centro a migrar a nuestra solución, sino que nos conectamos a su sistema y tenemos acceso a la agenda de la clínica", explica Martín a VIA Empresa. La inteligencia artificial permite a las pequeñas y medianas empresas reducir hasta un 60% del tiempo en algunos procesos y un 35% de los costes, según la compañía tecnológica española Cognitfy.

Martín (Ovianta): "No es una plataforma que obligue al centro a migrar a nuestra solución, sino que nos conectamos a su sistema y tenemos acceso a la agenda de la clínica"

La empresa emergente nació en Barcelona en 2024, fundada por Rubén Martín (director de tecnología) y Alejandro Quintans (CEO), con el apoyo de Barcelona Activa. Su misión es clara: facilitar el seguimiento de pacientes en la clínica y permitir que su equipo ahorre tiempo y los pacientes disfruten de una mejor experiencia.

Ovianta está en 200 centros en todo el Estado

Martín explica que el funcionamiento del servicio se basa en cuatro pilares. El primero son los agentes de voz, que actualmente pueden atender llamadas entrantes, responder preguntas frecuentes y gestionar todo lo relacionado con la reserva de citas, una tarea especialmente compleja en el caso de los hospitales, donde las agendas son mucho más difíciles de coordinar.

El segundo pilar se centra en la confirmación de citas. En este caso, el agente de voz llama de manera proactiva al paciente para recordarle y confirmar la visita. El tercero son las campañas de salud. "Por ejemplo, en una campaña de vacunación contra la gripe, los agentes contactan con los pacientes para informarles de la iniciativa y, durante la misma llamada, pueden programarles una cita", apunta el cofundador.

El agente detecta automáticamente el idioma del paciente y puede cambiar sobre la marcha entre el castellano, el inglés, el portugués y el italiano

El cuarto pilar es la optimización de las agendas. Los agentes supervisan las citas para evitar que queden espacios vacíos a corto plazo. "Si, por ejemplo, se produce una cancelación, el sistema detecta el espacio disponible, contacta con pacientes que tienen visitas programadas más adelante y les ofrece avanzarlas", argumenta Martín. De esta manera, se busca aprovechar al máximo la capacidad de las agendas. Según los datos de la plataforma, el agente ha atendido 20.000 llamadas, con un 85% de las llamadas gestionadas directamente por el agente y una mejora del 30% en la eficiencia. Además, el agente detecta automáticamente el idioma del paciente y puede cambiar sobre la marcha entre el castellano, el inglés, el portugués y el italiano. 

Actualmente, Ovianta está activa en 200 centros en todo el Estado español. En marzo de 2025, la empresa emergente catalana, que no quiere hacer públicas las cifras de facturación, cerró una ronda pre-seed de 540.000 euros con tres fondos de inversión. Con su tecnología, Ovianta prevé consolidar el proyecto a corto plazo y continuar ampliando tanto la cartera de clientes como el equipo. La startup ya pone el foco en su expansión internacional. "Nuestra proyección siempre ha sido Europa. De momento solo estamos en España, pero ya estamos mirando otros mercados", concluye Martín.