La burocràcia a l'Administració: colesterol o càncer?

Des de l’acadèmia s’ha comparat la burocràcia a l’Administració amb el colesterol. N'existeix un de bo i un de dolent. Necessitem el bo per funcionar i cal controlar el dolent. És una bona comparació que suggereix una acció farmacològica alhora d’abordar la simplificació de la burocràcia administrativa.

La burocràcia és necessària per garantir drets i ordenar l’Administració, però quan s’acumula de manera excessiva, “embussa” les artèries de la gestió pública.

La Generalitat de Catalunya ha endegat en aquest mandat un ambiciós projecte per simplificar la relació amb el ciutadà i les empreses. En 170 tràmits ha realitzat una reenginyeria de processos i fluxos. Ha eliminat documentació innecessària o supèrflua, ha millorat el llenguatge administratiu i l’accés digital. Tot això molt necessari i útil per reduir temps i fer més comprensible la tramitació per part de la ciutadania.

El que s’està fent és una “dieta” estricta i un tractament químic per reduir el colesterol dolent que cal mantenir en el temps. Però hi ha moltes evidències que ens podrien fer pensar que la comparació en termes mèdics és més oportuna amb el càncer.

Si vols saber-ne més

 

   

Josep Ramon Morera-Direcció Pública Professional, de què estem parlant?

El càncer requereix, a més, d’una acció quirúrgica en l'òrgan afectat, un tractament dilatat en el temps i un estudi dels factors que poden fer que es reprodueixi. Cal vigilància durant uns anys i anar a les causes i possibles arrels de la malaltia.

Fent aquest exercici a la burocràcia administrativa crec que podem descobrir cinc grans causes on es produeix, i es pot reproduir en el temps, l’origen de la patologia:

Burocràcia defensiva: "Expedients a prova de tribunals"

És l’Administració que actua pensant més a protegir-se davant d’una possible impugnació que en resoldre el problema del ciutadà.

• Es demanen informes, certificats i justificacions que aporten poc valor real
• Cada decisió es cobreix amb més tràmits per evitar responsabilitats personals
• El funcionari pot acabar pensant: "Més val no decidir que equivocar-me"
• Es prioritza la traçabilitat de l’expedient per damunt de l’eficàcia de la decisió

Burocràcia punitiva: "Els ciutadans com a presumptes defraudadors"

Controlar el frau és necessari; tractar tothom com un defraudador no ho és. La relació Administració-ciutadà parteix de la desconfiança.

• El ciutadà ha de demostrar constantment que compleix
• Es multipliquen declaracions, justificants i controls
• Un error formal pot ser tractat com si fos una conducta fraudulenta
• La càrrega de la prova recau excessivament sobre el ciutadà

Burocràcia procrastinadora: "Torni demà"

Una Administració que no decideix també està prenent una decisió: la de fer esperar. És la burocràcia que retarda la decisió. El temps administratiu té un cost econòmic i humà. No necessàriament es diu «no»; simplement no acaba dient mai «sí» o «no».

• "Falta un informe"
• "Encara no ha arribat la signatura"
• "Està pendent de revisió"
• "Truqui la setmana vinent"
• "Ho ha de mirar un altre servei"

Burocràcia corporativa: "És competència d’un altre departament/ administració”

És la burocràcia de les fronteres administratives. El ciutadà no hauria de ser el missatger entre administracions. Cada departament defensa el seu àmbit i el ciutadà queda atrapat entre organismes.

• "Això no ens correspon"
• "Ho ha de tramitar l’Ajuntament"
• "És competència de la Generalitat"
• "Això correspon a un altre departament"

El ciutadà, però, no veu organigrames: veu una única Administració.

Burocràcia política: "Normes inintel·ligibles i decisions ajornades"

Aquí el problema apareix quan la política pública genera complexitat normativa i manca de claredat. Una norma que necessita cinc pàgines d'instruccions per explicar com aplicar-la pot ser un símptoma que alguna cosa falla en el disseny.

• Normes massa llargues o contradictòries
• Canvis constants de criteri
• Procediments que ningú entén completament
• Decisions que s’ajornen perquè poden tenir un cost polític
• Responsabilitats difuses

Si es comparteix aquesta visió global i diacrònica dels mals de la burocràcia, cal primer definir com combatre-la. Avenço deu manaments:

1. No demanaràs allò que l’Administració ja sap. Evitar duplicar documents i informació que ja existeix en altres registres públics. Acceptar la declaració responsable i la comunicació prèvia.
2. Confiaràs abans de controlar. El control és necessari, però ha de ser proporcional al risc. Utilitzar la inspecció posterior com a instrument de comprovació.
3. Simplificaràs abans de digitalitzar. Posar un procediment complicat en una pantalla no el converteix en un procediment senzill.
4. Faràs que l’Administració parli amb una sola veu. El ciutadà no ha de conèixer l’organigrama intern per resoldre un problema.
5. Posaràs terminis reals i responsabilitats clares. Cada expedient hauria de tenir algú responsable de fer-lo avançar.
6. Escriuràs perquè t’entenguin. Llenguatge administratiu clar, directe i comprensible.
7. Eliminaràs tràmits que no aporten valor. La pregunta clau és: "Quin problema resol aquest tràmit?"
8. Mesuraràs el temps del ciutadà, no només el de l’Administració. Una administració pot haver complert internament tots els terminis i, tanmateix, haver fet perdre moltes hores al ciutadà.
9. Donaràs marge per decidir i assumir responsabilitats. Cal evitar que la por d'equivocar-se generi expedients interminables.
10. Revisaràs periòdicament les normes i els procediments. Una regulació creada per solucionar un problema pot acabar convertint-se ella mateixa en el problema.

El “com” fer-ho requereix un altre article.