La burocracia en la Administración: ¿colesterol o cáncer?

Desde la academia se ha comparado la burocracia en la Administración con el colesterol. Existe uno bueno y uno malo. Necesitamos el bueno para funcionar y hay que controlar el malo. Es una buena comparación que sugiere una acción farmacológica a la hora de abordar la simplificación de la burocracia administrativa.

La burocracia es necesaria para garantizar derechos y ordenar la Administración, pero cuando se acumula de manera excesiva, "atasca" las arterias de la gestión pública.

La Generalitat de Catalunya ha puesto en marcha en este mandato un ambicioso proyecto para simplificar la relación con el ciudadano y las empresas. En 170 trámites ha realizado una reingeniería de procesos y flujos. Ha eliminado documentación innecesaria o superflua, ha mejorado el lenguaje administrativo y el acceso digital. Todo ello muy necesario y útil para reducir tiempos y hacer más comprensible la tramitación por parte de la ciudadanía.

Lo que se está haciendo es una "dieta" estricta y un tratamiento químico para reducir el colesterol malo que hay que mantener en el tiempo. Pero hay muchas evidencias que nos podrían hacer pensar que la comparación en términos médicos es más oportuna con el cáncer.

Si quieres saber más

 

   

Josep Ramon Morera-Dirección Pública Profesional, ¿de qué estamos hablando?

El cáncer requiere, además, de una acción quirúrgica en el órgano afectado, un tratamiento dilatado en el tiempo y un estudio de los factores que pueden hacer que se reproduzca. Es necesaria vigilancia durante unos años e ir a las causas y posibles raíces de la enfermedad.

Haciendo este ejercicio a la burocracia administrativa creo que podemos descubrir cinco grandes causas donde se produce, y se puede reproducir en el tiempo, el origen de la patología:

Burocracia defensiva: "Expedientes a prueba de tribunales"

Es la Administración que actúa pensando más en protegerse ante una posible impugnación que en resolver el problema del ciudadano.

• Se piden informes, certificados y justificaciones que aportan poco valor real
• Cada decisión se cubre con más trámites para evitar responsabilidades personales
• El funcionario puede acabar pensando: "Más vale no decidir que equivocarme"
• Se prioriza la trazabilidad del expediente por encima de la eficacia de la decisión

Burocracia punitiva: "Los ciudadanos como presuntos defraudadores"

Controlar el fraude es necesario; tratar a todo el mundo como un defraudador no lo es. La relación Administración-ciudadano parte de la desconfianza.

• El ciudadano debe demostrar constantemente que cumple
• Se multiplican declaraciones, justificantes y controles
• Un error formal puede ser tratado como si fuera una conducta fraudulenta
• La carga de la prueba recae excesivamente sobre el ciudadano

Burocracia procrastinadora: "Vuelva mañana"

Una Administración que no decide también está tomando una decisión: la de hacer esperar. Es la burocracia que retrasa la decisión. El tiempo administrativo tiene un coste económico y humano. No necesariamente dice «no»; simplemente no acaba diciendo nunca «sí» o «no».

• "Falta un informe"
• "Todavía no ha llegado la firma"
• "Está pendiente de revisión"
• "Llame la próxima semana"
• "Lo tiene que mirar otro servicio"

Burocracia corporativa: "Es competencia de otro departamento/ administración”

Es la burocracia de las fronteras administrativas. El ciudadano no debería ser el mensajero entre administraciones. Cada departamento defiende su ámbito y el ciudadano queda atrapado entre organismos.

• "Esto no nos corresponde"
• "Lo tiene que tramitar el Ayuntamiento"
• "Es competencia de la Generalitat"
• "Esto corresponde a otro departamento"

El ciudadano, sin embargo, no ve organigramas: ve una única Administración.

Burocracia política: "Normas ininteligibles y decisiones aplazadas"

Aquí el problema aparece cuando la política pública genera complejidad normativa y falta de claridad. Una norma que necesita cinco páginas de instrucciones para explicar cómo aplicarla puede ser un síntoma de que algo falla en el diseño.

• Normas demasiado largas o contradictorias
• Cambios constantes de criterio
• Procedimientos que nadie entiende completamente
• Decisiones que se aplazan porque pueden tener un coste político
• Responsabilidades difusas

Si se comparte esta visión global y diacrónica de los males de la burocracia, es necesario primero definir cómo combatirla. Avanzo diez mandamientos:

1. No pedirás aquello que la Administración ya sabe. Evitar duplicar documentos e información que ya existe en otros registros públicos. Aceptar la declaración responsable y la comunicación previa.
2. Confiarás antes de controlar. El control es necesario, pero debe ser proporcional al riesgo. Utilizar la inspección posterior como instrumento de comprobación.
3. Simplificarás antes de digitalizar. Poner un procedimiento complicado en una pantalla no lo convierte en un procedimiento sencillo.
4. Harás que la Administración hable con una sola voz. El ciudadano no tiene que conocer el organigrama interno para resolver un problema.
5. Pondrás plazos reales y responsabilidades claras. Cada expediente debería tener a alguien responsable de hacerlo avanzar.
6. Escribirás para que te entiendan. Lenguaje administrativo claro, directo y comprensible.
7. Eliminarás trámites que no aportan valor. La pregunta clave es: "¿Qué problema resuelve este trámite?"
8. Medirás el tiempo del ciudadano, no solo el de la Administración. Una administración puede haber cumplido internamente todos los plazos y, sin embargo, haber hecho perder muchas horas al ciudadano.
9. Darás margen para decidir y asumir responsabilidades. Hay que evitar que el miedo a equivocarse genere expedientes interminables.
10. Revisarás periódicamente las normas y los procedimientos. Una regulación creada para solucionar un problema puede acabar convirtiéndose ella misma en el problema.

El “cómo” hacerlo requiere otro artículo.